Rachunkowość pro forma to rodzaj strategii finansowej, która uwzględnia informacje prognozowane i historyczne podczas przygotowywania różnego rodzaju raportów księgowych. Chodzi o to, aby wykorzystać to podejście, aby uzyskać obraz tego, co ma się wydarzyć, wykorzystując dane historyczne jako podstawę tych prognoz. Chociaż rachunkowość pro forma ma charakter spekulacyjny, nie polega na dokonywaniu bezpodstawnych domysłów na temat przyszłości, ale na tworzeniu prognoz finansowych, które statystycznie mają duży potencjał do realizacji.
Jednym z najłatwiejszych sposobów zrozumienia, jak pomocna może być księgowość pro forma, jest rozważenie firmy, która rozważa projekt ekspansji. W ramach tego procesu trzeba mieć wyobrażenie o tym, jakie korzyści finansowe przyniosą w przyszłości te działania. Aby to osiągnąć, firma będzie opierać się na danych historycznych, aby przewidzieć, jaki zwrot prawdopodobnie przyniesie ekspansja w ciągu jednego, dwóch lub pięciu lat od zakończenia. Wymaga to zidentyfikowania jako kosztów powtarzających się lub tych wydatków, które będą absorbowane na bieżąco i porównania tych wydatków z przewidywanymi przychodami wynikającymi z rozbudowy.
Korzystając z tej aplikacji księgowości pro forma, właściciele firm mogą mieć pewne wyobrażenie, czego mogą się spodziewać w zakresie korzyści z tej ekspansji i czy zyski netto są wystarczające, aby uzasadnić koszty rozbudowy i bieżącej eksploatacji nowych obiektów w przyszłość. Jeśli istnieją przesłanki, że te zwroty są minimalne, firma może zdecydować się na opóźnienie ekspansji lub przyjrzeć się innej możliwości z większą szansą na wygenerowanie bardziej pożądanych zwrotów. Z tej perspektywy stosowanie rachunkowości pro forma do tworzenia prognozowanych rachunków zysków i strat, bilansów, a nawet zestawień zysków i strat może pomóc właścicielom uniknąć rozpoczęcia projektu, który ostatecznie prawdopodobnie nie zwiększy w znaczący sposób wyniku finansowego.
Aby rachunkowość pro forma była korzystna, dane zebrane do prognoz muszą być jak najdokładniejsze. Obejmuje to dane, które dostarczają wskazówek co do ruchów gospodarki i tego, jak te ruchy wpłyną na zdolność firmy do generowania sprzedaży lub kontynuowania zakupu surowców po rozsądnych cenach. O ile dane nie będą wiarygodne, prognozy odzwierciedlające sprawozdania księgowe pro forma będą bezwartościowe i pozostawią właścicielom i inwestorom fałszywe wrażenie co do rentowności projektu rozbudowy.