Model pro forma to metoda wykorzystywana przez firmę do łączenia dokumentów lub informacji, które są szacunkami przyszłych transakcji. Najpopularniejszymi dokumentami pro forma są zazwyczaj sprawozdania finansowe, które zawierają oczekiwane kwoty w dolarach z przyszłej działalności gospodarczej. Aby wybrać najlepsze, firmy muszą spojrzeć na dostępne dane wejściowe i zdecydować, jak będą wyglądać oświadczenia pro forma i kto będzie ich używać do podejmowania decyzji. Innym przykładem dokumentu pro forma jest faktura handlowa zawierająca pozycje w przyszłej transakcji. Chociaż firma musi jeszcze zakończyć transakcję, dokumenty po prostu deklarują wartość pozycji w potencjalnej przyszłej transakcji.
Dane wejściowe, które trafiają do modelu pro forma, mogą decydować, którego modelu należy użyć podczas próby tworzenia dokumentów wybiegających w przyszłość. Podobnie jak w powyższych przykładach, jeden model dotyczył sprawozdań finansowych, a drugi faktur handlowych. Każdy z modeli dotyczy określonego rodzaju informacji, co prowadzi do powstania określonego modelu. Mając to na uwadze, firma może potencjalnie mieć więcej niż jeden model pro forma dla działalności biznesowej. Posiadanie więcej niż jednego modelu dla dokumentów pro forma pozwala firmie dokładnie przewidzieć wiele różnych rodzajów działalności biznesowej.
Model pro forma najprawdopodobniej ma standardowy formularz, który tworzy ten sam dokument pod względem formatu. Osoby przygotowujące model pro forma mogą w pierwszej kolejności pamiętać o tym formacie wyjściowym przy wyborze modelu. Na przykład sprawozdania finansowe pro forma najprawdopodobniej muszą wyglądać jak rzeczywiste sprawozdania finansowe sporządzone przez dział księgowości. To samo dotyczy faktur handlowych, gdzie szacunki powinny być w formacie zbliżonym do rzeczywistej faktury. Posiadanie modelu pro forma, który wytwarza inne produkty niż tradycyjne, może spowodować zamieszanie w firmie.
Ostatnią kwestią związaną z modelem pro forma są użytkownicy informacji. Osoby korzystające z informacji mogą nie mieć takich samych potrzeb w zakresie danych. Dlatego firma może potrzebować modeli dostarczających dane dla właścicieli i kadry kierowniczej oraz innych dla menedżerów operacyjnych. W niektórych przypadkach ten sam model pro forma może być w stanie stworzyć wymagane dane wyjściowe dla każdej osoby poprzez drobne zmiany danych wejściowych wprowadzonych do modelu. Modele te są najprawdopodobniej przeznaczone dla interesariuszy wewnętrznych, a nie zewnętrznych.