Rachunkowość zarządzania projektami śledzi koszty określonych projektów lub procesów biznesowych. Ten rodzaj księgowania podlega standardowej metodzie księgowania kosztów zlecenia pracy. Poszczególne raporty finansowe dostarczane przez księgowość zarządzania projektem wskazują, czy projekt mieści się w budżecie, ma znaczne przekroczenia kosztów lub nie spełnia innych celów finansowych wyznaczonych przez kierownictwo.
Kalkulacja kosztów zlecenia śledzi wszystkie koszty związane z konkretnymi indywidualnymi projektami. Firmy wykorzystują projekty do śledzenia sukcesu poszczególnych działań w swojej firmie. Projekty te są często pod kierunkiem kierowników projektów, którzy potrzebują informacji na temat wyników finansowych.
Firmy stosują kosztorys zlecenia do śledzenia materiałów bezpośrednich, bezpośredniej robocizny i ogólnych kosztów produkcji. Każda pozycja użyta w projekcie ma określone konto w księdze głównej. Księgowi będą rejestrować koszty dla każdego projektu za każdym razem, gdy dany element jest używany. Suma tych kosztów reprezentuje bieżący koszt projektu.
Niektóre firmy mogą rozdzielać koszty na kategorie, aby zrozumieć, który obszar jest wynikiem przekroczenia kosztów. Na przykład, gdy projekty są opóźnione, często potrzeba więcej siły roboczej, aby projekt był aktualny. Księgowi przypisują zatem do projektu więcej bezpośrednich kosztów pracy, zwiększając łączne całkowite koszty projektu.
Kilka branż jest bardziej znanych z korzystania z rachunkowości zarządzania projektami, w tym firmy budowlane, produkcyjne i infrastrukturalne. Na przykład producent samolotów może korzystać z systemu księgowania zarządzania projektami opartego na standardowej kalkulacji kosztów zlecenia. Jeśli firma przyjmuje zamówienia specjalne na samoloty, będzie musiała stworzyć osobny system księgowy dla każdego zamówienia specjalnego. Wszystkie koszty wykorzystane w projekcie muszą być odpowiednio alokowane. Brak zarządzania kosztami projektu może skutkować niższymi zyskami, ponieważ producent samolotu może nie być w stanie podnieść ceny w początkowej ofercie projektu.
Rachunkowość zarządzania projektami jest często podatna na oszustwa i fałszywe informacje. Firmy, które mają wiele projektów realizowanych jednocześnie, mogą przypisywać koszty z jednego projektu do drugiego. Pozwala to firmie przesuwać przekroczenia kosztów między różnymi projektami w celu wykazania zysku z określonego projektu. Stanowi to oszustwo, ponieważ każdy projekt będzie wiązał się z kosztami, które nie odzwierciedlają dokładnie materiałów lub robocizny użytej w projekcie. Przegląd zarządzania jest często niezbędny do zatwierdzania zamówień na materiały lub robociznę, co może zapewnić, że kierownicy projektów nie mają ostatecznego głosu w kwestii zamawiania elementów do wykorzystania w projekcie i prób ukrycia kosztów.