W przeciwieństwie do tradycyjnego zarządzania projektami, które koncentruje się tylko na każdym indywidualnym projekcie firmy, zarządzanie portfelem projektów (PPM) uwzględnia całość projektów organizacji. PPM to zatem kontrolowana analiza i koordynacja projektów firmy. Za pomocą narzędzi, oprogramowania i procesów PPM często pozwala na alokację zasobów i optymalne sekwencjonowanie projektów. Może również analizować największe zwroty dla firmy, identyfikując projekty, które mają największe znaczenie. Ostatecznie, zarządzanie portfelem projektów może obejmować wszystkie cele biznesowe organizacji i zmniejszyć częstość występowania nakładających się projektów lub niszczących zasoby.
Zarządzanie portfelem projektów (PPM) to skoordynowana analiza i kontrola projektów firmy. Chociaż przez wielu profesjonalistów biznesowych jest uważany za istotny dla technologii informatycznych, PPM może być z powodzeniem wdrażany w większości branż. Firmy często podejmują wiele projektów jednocześnie, co może ograniczać takie zasoby, jak pieniądze, czas, ludzie i możliwości. Jednym z prawdopodobnych celów zarządzania projektami i portfelami jest alokacja tych zasobów, aby pomóc firmie osiągnąć największy zysk. PPM może również pomóc menedżerom określić optymalny zestaw i kolejność proponowanych projektów z uwzględnieniem czynników rzeczywistych.
Kiedy organizacje podejmują projekty, często zobowiązują się do znacznych inwestycji. Zarządzanie portfelem projektów jest czasami porównywane do zarządzania portfelem, ponieważ oba wymagają nadzoru nad inwestycjami. PPM często pozwala menedżerom na optymalizację, bilansowanie i ciągłe dostrajanie swoich portfeli, dzięki czemu osiągają większe zwroty przy jednoczesnym zmniejszeniu ogólnego ryzyka.
Podstawą zarządzania portfelem projektów są często określone narzędzia, aplikacje i procesy. Na przykład użycie drzew decyzyjnych z rozgałęzionymi węzłami może uszczegółowić każdy potencjalny projekt w odniesieniu do budżetu pojedynczego portfela. Menedżerowie prawdopodobnie wykorzystają te informacje, aby zdecydować, na jakie projekty można, a na jakie nie. Inne narzędzie może stworzyć scentralizowany, cykliczny widok projektów, w którym projekty niezdrowe, o niskiej wartości lub zduplikowane są odsunięte na zewnątrz kręgu. Członkowie zespołu zarządzającego projektami mogą następnie obliczyć szacowany zwrot z inwestycji dla wszystkich projektów i opublikować migawkę przewidywanej wydajności portfela, aby ocenić, które projekty są najbardziej znaczące.
Różne pomiary i strategie zapewniane przez PPM mogą pomóc menedżerom osiągnąć określone cele biznesowe. Na przykład, zamiast skupiać się tylko na marketingu i rozwoju projektu, zasady PPM zazwyczaj uwzględniają dodatkowe kluczowe czynniki, takie jak finansowanie, zapotrzebowanie klientów i zużycie zasobów firmy. Tak więc decyzja o zainwestowaniu i procesach realizacji projektu może odzwierciedlać porównanie korzyści z kosztami.
Inną wyraźną cechą PPM jest jego zdolność do oceny i priorytetyzacji projektów. Każdy projekt wybrany przez firmę często wymaga oceny pod kątem jego wartości biznesowej i przestrzegania polityki. Wraz ze wzrostem możliwości firmy w zakresie zasięgu biznesowego, prawdopodobnie wzrośnie również jej portfolio. W związku z tym zarządzanie portfelem projektów często pomaga firmom odrzucać zadania, które wyczerpują zasoby i akceptować projekty, które mają sens pod względem czasu i pieniędzy.
Chociaż wiedza na temat indywidualnych wyników każdego projektu jest ważna, wpływ każdego projektu na samo portfolio jest równie ważny. Kierownik projektu może zatem określić, w jaki sposób każdy projekt przyczynia się do ogólnego osiągnięcia portfela, czy jakikolwiek projekt może mieć negatywny wpływ na przyszłe projekty i które projekty w portfelu są zależne od innych. Praca na tym poziomie może wymagać podsumowania kluczowych danych, aby uniknąć przeciążenia informacjami. Zarządzanie portfelem projektów może zatem zapewnić podsumowanie wyników i postępów, a także pomiar szacunków w stosunku do rzeczywistych kosztów.
Procesy zarządzania portfelem projektów są często uważane za wartościowe w czasach trudności gospodarczych, ale niektóre firmy wdrażają te strategie jako codzienną praktykę. Bez PPM organizacja może doświadczyć nakładających się lub nadmiarowych projektów, projektów, które działają w różnych celach lub takich, które nie są zgodne ze strategiami biznesowymi. Takie pułapki mogą się pojawić, ponieważ każdy projekt może dobrze wyglądać na papierze, ale rzeczywiste wartości mogą nie być widoczne, dopóki nie zostaną przeanalizowane za pomocą narzędzi opartych na wynikach.