Ogólnie rzecz biorąc, zarządzanie zapasami odnosi się do metody, za pomocą której firmy operują materialnymi zasobami i materiałami w celu zapewnienia, że zasoby są łatwo dostępne do użycia. Zapasy są zazwyczaj zarządzane za pomocą systemu list papierowych lub systemu obsługującego oprogramowanie komputerowe. Korzystając z systemu zarządzania zapasami, gospodarstwo domowe może oczekiwać, że będzie mieć pod ręką niezbędne zapasy, podczas gdy firma może wydajniej wykorzystywać zasoby w celu generowania przychodów.
Najprostszą formą zarządzania zapasami jest metoda papierowa, w której prowadzona jest lista materiałów, które są na bieżąco wykorzystywane. Przywiezione przedmioty są dodawane do listy. Gdy zapasy się kończą, dokonuje się zakupu w celu uzupełnienia materiałów. W ten sposób w każdej chwili można zapewnić bieżącą inwentaryzację najważniejszych materiałów. Ta prosta forma zarządzania zapasami jest pomocna, ponieważ materiały można kupować w dogodnych momentach, gdy ceny są niskie i nigdy nie zabraknie niczego krytycznego.
Inną popularną formą administrowania zapasami jest system zarządzania zapasami oparty na oprogramowaniu komputerowym. W miarę gromadzenia zapasów komputerowy system zarządzania zapasami może być używany do śledzenia dużych ilości produktów i materiałów. Za każdym razem, gdy pojedynczy materiał jest wprowadzany lub opuszcza inwentarz, oprogramowanie do zarządzania inwentarzem wprowadza korekty, aby odpowiadały tym czynnościom.
Skomputeryzowany system inwentaryzacji jest również pomocny w ocenie kosztów związanych z wykorzystaniem materiałów na dużą skalę. W połączeniu z centralnym systemem księgowym oprogramowanie komputerowe do inwentaryzacji może łatwo obliczyć średni koszt jednostkowy. Komputerowa metoda inwentaryzacji raportuje również średni przychód generowany, gdy materiały są używane do produkcji towarów, które są kupowane i sprzedawane.
Najważniejszym powodem stosowania systemów inwentaryzacji jest śledzenie dostaw, aby można było szybko zidentyfikować problemy z zapasami. Jeśli istnieje duże zapotrzebowanie na materiały, system inwentaryzacji pozwoli organizacji na strategiczne podejście do obsługi materiałów, dokonywanie planowanych zakupów w celu utrzymania zapasów pod ręką i ograniczanie marnotrawstwa materiałów. Ponadto wiele organizacji jest zobowiązanych do prowadzenia bieżącej listy inwentaryzacyjnej towarów dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych.
Posiadanie sprawnie działającego systemu zarządzania zapasami zależy od wielkości organizacji i rodzaju materiałów, które mają być śledzone. Chociaż prosta metoda inwentaryzacji może dobrze sprawdzić się w małej firmie; w przypadku dużych organizacji z dużą liczbą materiałów eksploatacyjnych, części lub materiałów może być wymagany komputerowy system inwentaryzacji, aby nadążyć za popytem. Bez przejrzystego systemu utrzymywania stabilnych poziomów zapasów mogą pojawić się problemy, które mogą być kosztowne i niewygodne.