Raport ad hoc to raport, który osoba tworzy w odpowiedzi na określone żądanie informacji, a nie w określonych odstępach czasu lub w ramach rutynowego raportowania. Przełożeni mogą żądać takich raportów z różnych powodów i zwykle określają ramy czasowe na ich wypełnienie, na przykład prośba o przesłanie raportu do końca dnia roboczego. Dostępne są narzędzia pomagające w tworzeniu takich raportów, w zależności od charakteru działalności i żądania.
Łacińska fraza „ad hoc” oznacza „w tym celu”, odnosząc się do idei, że raport jest zlecany w określonym celu i obejmuje określony temat. Żądanie raportu ad hoc może obejmować informacje wewnętrzne, takie jak dane dotyczące sprzedaży, wyniki pracowników i tak dalej. Może również zawierać informacje zewnętrzne, takie jak dane o zmieniających się warunkach rynkowych, oczekiwaniach konsumentów i inne tematy. Kiedy składany jest wniosek o sporządzenie raportu ad hoc, powinien on zawierać szczegółowe omówienie tego, czego oczekuje się od raportu.
Sekretarki i inni pracownicy administracyjni są zwykle odpowiedzialni za taką pracę. Zbierają dane z firmowych baz danych i zewnętrznych badań, takich jak przeglądanie publikacji branżowych i doniesień prasowych. Programy często mają szablony, których ludzie mogą używać do szybkiego generowania raportów. Mogą one łączyć się z bazami danych, aby umożliwić generowanie wykresów, wykresów i innych wizualnych prezentacji danych, czerpiąc bezpośrednio z bazy danych, zamiast zmuszać osobę do tworzenia prezentacji od zera.
Niektóre powody, dla których warto poprosić o raport ad hoc, mogą obejmować wstępne plany wprowadzenia nowych produktów i usług, wstępne badania rynku oraz przygotowanie do przeglądu praktyk i planów biznesowych. We wszystkich przypadkach wstępne dane będą służyć jako wskazówka dla personelu, który musi podejmować decyzje dotyczące dalszego postępowania. Raport ad hoc może zidentyfikować konkretne problemy i wskazać działania, które należy podjąć lub których należy unikać. Na przykład raport może pokazać, że standardy branżowe wkrótce się zmienią, co sprawia, że inwestowanie w system zaprojektowany w celu ułatwienia zgodności z istniejącymi standardami jest nierozsądne, ponieważ firma będzie musiała dokonać aktualizacji w najbliższej przyszłości.
Chociaż raport ad hoc jest zamawiany w krótkim czasie, nadal musi być zgodny z profesjonalnymi standardami prezentacji. Obejmuje to sprawdzanie literówek, błędów i czytelności, prawidłowe formatowanie dokumentu oraz przestrzeganie wszelkich wewnętrznych standardów określonych przez firmę w zakresie sporządzania raportów. Posiadanie szablonu może w tym pomóc, ponieważ możliwe jest umieszczenie informacji w szablonie, aby upewnić się, że raport ma znajomą ogólną strukturę.