Rejestracja dostawcy to proces zbierania kluczowych informacji od zewnętrznych dostawców towarów i usług oraz wprowadzania tych informacji do systemu w celu zarządzania relacją. Stosowany system rejestracji jest zwykle elektroniczny lub internetowy, ale można go obsługiwać w formie papierowej. Rejestracja jest stosowana jako wymóg progowy w celu oddzielenia dostawców, którzy są kwalifikującymi się dostawcami i tych, którzy nie są.
Firmy, instytucje i rządy korzystają z usług dostawców zewnętrznych, aby dostarczać potrzebne towary i usługi wspierające operacje lub produkcję. Dostawcy są integralnym ogniwem w łańcuchu dostaw i wymagają zarządzania. Jako strona zewnętrzna, dostawca musi zostać zweryfikowany w celu ustalenia kwalifikacji i doświadczenia, zanim zostanie uznany za wiarygodnego dostawcę.
Każdy potencjalny klient ma własne standardy operacyjne, które kierują procesem kwalifikacji dostawców. Niektórzy klienci mogą przetwarzać poufne informacje lub wchodzić w interakcje z głośnymi klientami. Inni klienci mogą mieć do czynienia z wrażliwymi populacjami, które wymagają licencji lub zezwolenia w przeszłości. Dostawcy muszą spełniać standardy określone przez klienta lub branżę klienta, a przestrzeganie tych standardów często musi być zarządzane w trakcie trwania relacji.
Rejestracja jest jednym z pierwszych kroków w zarządzaniu dostawcami. Wymaga to od każdego dostawcy, który chce dostarczać towary lub usługi, dostarczenia standardowej listy informacji. Informacje te są sprawdzane pod kątem kompletności i zgodności z wymaganiami i wprowadzane do systemu. System jest następnie udostępniany personelowi ds. zakupów klienta lub innym pracownikom, aby wiedzieli, którzy dostawcy znajdują się na zatwierdzonej liście, aby licytować możliwości.
Większość dużych instytucji i podmiotów rządowych, które korzystają z dużej liczby dostawców, posiada oficjalny system rejestracji. Na przykład Organizacja Narodów Zjednoczonych i rząd USA mają portale rejestracji dostawców oparte na Internecie. Każdy, kto chce dostarczać towary lub usługi tym podmiotom, musi zarejestrować się za pośrednictwem systemu online. Proces rejestracji umożliwia tym podmiotom zarządzanie relacjami z osobami trzecimi, w szczególności w zakresie komunikacji i zgodności.
Typowy proces rejestracji dostawcy będzie wymagał informacji kontaktowych dostawcy. W prostym systemie rejestracji dane kontaktowe mogą wystarczyć. Bardziej złożone systemy, które zintegrowały wstępną weryfikację z procesem, będą wymagały dodatkowego wkładu. Taki system będzie również wymagał dowodów potwierdzających kwalifikacje sprzedawcy, w tym przeszłego doświadczenia, wykształcenia, licencji i certyfikatów, a także może poprosić o załączenie lub przesłanie dowodu jako dodatkowej dokumentacji. Dostawca może być zmuszony do przedstawienia referencji biznesowych i elektronicznego podpisania różnych zapewnień.
Dodatkową korzyścią jest to, że niektóre systemy rejestracji dostawców umożliwiają również dostawcom wskazywanie obszarów zainteresowania funkcjonalnego. Niektóre duże podmioty mają możliwości dla dostawców w szerokim zakresie obszarów operacyjnych. Wybór dokonany podczas rejestracji pozwala klientowi na kategoryzację dostawcy, a także ułatwia komunikację segmentową. Klient może powiadomić podzbiór dostawców, gdy pojawią się odpowiednie możliwości odpowiadające ich obszarowi specjalizacji.