System zarządzania aktywami to zestaw procedur służących do zarządzania wszystkimi aktywami firmy lub osoby fizycznej. Zasoby te mogą obejmować zarówno zasoby fizyczne, jak i cyfrowe. System zarządzania aktywami musi zarządzać i utrzymywać szczegóły każdego zasobu, w tym ich wybór, konserwację, inspekcję, ochronę i odnawianie. Systemy te są najbardziej przydatne, gdy firma posiada aktywa, które mają krótki okres użytkowania i które tracą na wartości w okresie użytkowania zasobu.
System może być systemem fizycznym, w którym zasoby są śledzone za pomocą szeregu procesów i dokumentowane ręcznie. System może być umieszczony w oprogramowaniu, które elektronicznie śledzi wszystkie aktywa firmy. System oprogramowania do zarządzania aktywami pozwala firmie śledzić i raportować wszystkie aktywa firmy z jednego miejsca, zamiast zbierać informacje z wielu lokalizacji.
System zarządzania aktywami prowadzi rejestr każdego z aktywów wprowadzonych do systemu przez firmę. System zarządzania aktywami może zawierać informacje dotyczące harmonogramów obsługi aktywów, ewidencji konserwacji, bieżącej wartości aktywów i harmonogramu wymiany aktywów. W pakiecie oprogramowania można ustawić określone raporty lub wyzwalacze, aby pomóc w utrzymaniu regularnych cykli konserwacji i wymiany.
System zarządzania aktywami jest tak dobry, jak informacje w nim zawarte. Konieczne jest, aby firma wprowadziła do systemu dobre informacje o swoich aktywach. Informacje te również powinny być regularnie utrzymywane i aktualizowane o wszelkie zmiany w aktywach firmy. Jeśli informacje nie są prawidłowo prowadzone, firma nie będzie miała dobrej wartości aktywów biznesowych w swoich księgach.
Zarządzanie informacjami o aktywach cyfrowych w systemie zarządzania aktywami pomoże firmie w przypadku audytu, katastrofy lub procesu sądowego. Jeśli system zarządzania majątkiem zawiera nie tylko informacje dotyczące konkretnego komputera, ale także oprogramowanie zainstalowane na tym komputerze, to podczas każdego procesu wykrywania firma będzie znacznie łatwiej reagować na określone żądania. W przypadku katastrofy, takiej jak pożar lub awaria komputera, firma będzie w stanie znacznie szybciej wymienić komputer dla konkretnego pracownika na dokładne informacje o zasobach.
Wybór pomiędzy fizycznym lub programowym systemem zarządzania aktywami to taki, którego musi dokonać każda firma lub osoba posiadająca aktywa. Ogólnie rzecz biorąc, im większą ilością zasobów trzeba zarządzać, tym większe prawdopodobieństwo wyboru systemu cyfrowego. Jednak dobry system zarządzania aktywami fizycznymi, który może być utrzymywany w każdej lokalizacji, może okazać się lepszy dla niektórych firm.