Rezerwy kapitałowe to fundusze przeznaczone do wykorzystania w określonych projektach, które stanowią długoterminową inwestycję kapitałową lub mogą być związane z pewnym rodzajem wydatków kapitałowych w przyszłości. Nie jest niczym niezwykłym, że rządy lokalne i krajowe tworzą tego typu rezerwy, jako sposób na stopniowe gromadzenie środków na przewidywane przyszłe potrzeby. Rezerwa kapitałowa może być również tworzona przez firmę dowolnej wielkości i może być wykorzystana na bieżące projekty lub jako środek na przygotowanie do jakiegoś przyszłego projektu.
Główną ideą funduszu rezerwy kapitałowej jest odłożenie aktywów, które są poza zwykłym budżetem operacyjnym i mogą być wykorzystane do skompensowania wydatków projektami, które muszą być przynajmniej częściowo finansowane poza budżetem operacyjnym. Na przykład gmina może chcieć wybudować nowy ratusz. Jeśli w budżecie nie zostaną odłożone środki na rozpoczęcie przygotowań do tej działalności, wówczas wpływy z rezerwy kapitałowej mogą zostać wycofane na zarządzanie kosztami przygotowania terenu pod nowy budynek, tworzenia planów i ogólnie przygotowania do budowa nowego obiektu. W zależności od wielkości środków zgromadzonych w funduszu rezerwy kapitałowej oraz przepisów regulujących wypłaty z tego funduszu możliwe jest sfinansowanie z rezerwy całego przedsięwzięcia budowlanego.
Spółki mogą korzystać z rezerwy kapitałowej w bardzo podobny sposób. Fundusz rezerwowy może być powiększany przez wiele lat, zazwyczaj poprzez przelewanie od czasu do czasu nadwyżki zysków do funduszu. Jeżeli firma chce się rozwijać, np. otwierając nowy punkt sprzedaży detalicznej lub budując nowy zakład produkcyjny, środki zgromadzone w rezerwie kapitałowej można wykorzystać do uruchomienia tych projektów. Wykorzystanie rezerw pozwala na zarządzanie procesem bez konieczności pozyskiwania finansowania z zewnątrz, a tym samym eliminuje konieczność spłaty odsetek od kredytów lub linii kredytowych w celu pomyślnej realizacji projektu ekspansji.
Wszelkie środki ulokowane w kapitale rezerwowym muszą być ujęte w ewidencji finansowej gminy lub spółki. W przypadku gmin oznacza to określenie pochodzenia wszelkich środków zdeponowanych w rezerwach, w tym środków darowizn i środków uzyskanych z dotacji rządowych. Przedsiębiorstwa muszą również dokładnie rozliczać pochodzenie wszelkich aktywów przypisanych do rezerwy kapitałowej. W wielu krajach przepisy regulują sposób zarządzania rezerwą kapitałową i zapewniają podstawowe ramy dla tego, jak jednostka rządowa lub firma będzie ustrukturyzować i utrzymywać rezerwę, w tym sposób przeznaczania funduszy na określone rodzaje wydatków kapitałowych.