Rozliczenia cykliczne to strategia fakturowania, która obejmuje codzienne tworzenie i aktualizowanie sald należności na kontach klientów. Takie podejście umożliwia przygotowanie jednej faktury obejmującej cały okres lub cykl, zamiast rozliczania klientów za towary i usługi na zasadzie instancja po instancji. Istnieją korzyści związane z modelem rozliczania cyklu, które dotyczą zarówno dostawcy, jak i klienta.
Wiele różnych rodzajów firm korzysta z płatności za cykl. Firmy użyteczności publicznej rutynowo aktualizują konta klientów na temat zużycia poniesionego w danym okresie lub cyklu. Zazwyczaj okres rozliczeniowy wynosi trzydzieści dni lub jeden miesiąc kalendarzowy. W tym czasie konto klienta jest okresowo aktualizowane, odzwierciedlając korzystanie przez klienta ze świadczonej usługi. Pod koniec bieżącego cyklu faktura za całe trzydzieści dni jest finalizowana i przekazywana klientowi do zapłaty.
Różne usługi telekomunikacyjne również korzystają z rozliczania cykli. Na przykład biuro telekonferencyjne często oblicza koszt każdej rozmowy konferencyjnej prowadzonej przez danego klienta i dodaje opłaty i szczegóły do faktury przygotowanej specjalnie na ten cykl. Zakładając, że klient prowadzi cotygodniową telekonferencję, faktura za cykl będzie zawierała informacje i opłaty związane z każdą z tych rozmów, zwykle ułożone na fakturze w porządku chronologicznym.
Korzystanie z rozliczeń za cykl zapewnia korzyści wszystkim zaangażowanym. Dla dostawcy korzystanie z tego modelu zamiast wystawiania indywidualnych faktur dla każdego zamówienia lub wydarzenia oznacza, że mniej czasu spędza na przygotowywaniu, sprawdzaniu, drukowaniu i wysyłaniu faktur do klientów. Ponieważ wszystkie czynności dla jednego cyklu rozliczeniowego pojawiają się na jednej fakturze, dostawca oszczędza również czas i zasoby na zapleczu, gdy płatności są odbierane i muszą być księgowane w księgach rachunkowych firmy.
W przypadku klientów rozliczanie cykli umożliwia zarządzanie tylko jedną fakturą w trakcie cyklu, zamiast zajmować się ciągłym strumieniem faktur, które należy opłacić. Klient oszczędza również czas i ewentualnie pieniądze, jeśli opłacenie każdej faktury wiąże się z jakimś wydatkiem, takim jak opłata pocztowa lub opłata za przyjęcie płatności online. Wielu klientów skupia się bardziej na wygodzie tego podejścia, zwłaszcza jeśli nie ma kosztów związanych z przesyłaniem wielu płatności.
Rozliczanie cykli jest zwykle stosowane, gdy relacja między klientem a dostawcą jest regulowana umową lub ma charakter ciągły. Nie jest niczym niezwykłym, że klient poddaje się kontroli kredytowej, zanim dostawca ustali tego rodzaju umowę z potencjalnym klientem. Model sprawdza się dobrze w przypadku kont kart kredytowych, mediów, a nawet kart w lokalnych klubach lub sklepach. Firmy, które sprzedają towary za pośrednictwem sprzedaży wysyłkowej lub sklepów internetowych, nie mogą korzystać z tej metody, woląc rozliczać każde zamówienie w momencie jego złożenia i żądać zapłaty z góry.