Bilans umowy to termin, który jest czasami używany do określenia ilości towarów i usług, które nie zostały jeszcze dostarczone klientowi zgodnie z warunkami umowy, która obecnie istnieje między klientem a dostawcą. Przedsiębiorcy różnego rodzaju posługują się tym sformułowaniem, odnosząc się do pozostałych zobowiązań dostawcy wobec klienta na dowolnym etapie trwania umowy. Termin ten jest częściej stosowany w przypadku umów z detalistami, chociaż koncepcja ta dobrze pasuje do szerokiego zakresu relacji klient/dostawca, które są regulowane podczas zawierania umowy.
Jednym z najłatwiejszych sposobów zrozumienia, w jaki sposób zachodzi równowaga kontraktu, jest rozważenie umowy między klientem a dostawcą na dostawę 1,000 jednostek określonego towaru w okresie obowiązywania rocznej umowy. W niektórych przypadkach umowa będzie określać konkretne daty w cyklu życia dostawy produktu, w których minimalna liczba jednostek musi zostać wysłana do klienta. Całkowita liczba jednostek wymienionych w umowie, które mają zostać dostarczone w przyszłości, jest uważana za saldo umowy, co oznacza, że umowa nie może zostać uznana za zrealizowaną przez żadną ze stron, dopóki wszystkie 1,000 jednostek towaru nie zostanie dostarczone do klienta.
Szereg czynników może mieć wpływ na bieżące saldo kontraktu. Na przykład, jeśli klient spóźnia się z płatnościami za poprzednie przesyłki, sprzedawca może zdecydować się na opóźnienie nadchodzącej wysyłki, dopóki na koncie nie będzie już zaległości. W przypadku umowy zakupu wolumenu (VPA) klient może nie kupić minimalnej liczby jednostek, aby spełnić warunki związane z obniżoną ceną. W takim przypadku klient może oszacować saldo umowy, w wyniku czego zostanie naliczona opłata, która równoważy różnicę między zobowiązaniem umownym a pozostałymi jednostkami, które muszą zostać zakupione w celu spełnienia tych warunków.
Monitorowanie salda kontraktu jest bardzo ważne zarówno dla dostawców, jak i klientów. W przypadku dostawców celem jest wykorzystanie tych informacji w celu zapewnienia wystarczającej liczby jednostek na dzień zaplanowanej wysyłki, aby spełnić zamówienie klienta. Jednocześnie klienci będą chcieli monitorować saldo kontraktu, aby upewnić się, że kupują wystarczającą ilość jednostek, aby zachować zdyskontowaną cenę rozszerzoną w warunkach umowy, skutecznie unikając wszelkiego rodzaju kar lub dodatkowych opłat, gdy kontrakt osiągnie swój termin ważności.