Wiele firm prosi inne firmy o dostarczenie produktów lub usług, które są niezbędne do prowadzenia działalności. Na przykład kancelaria prawna może wymagać usług firmy kserograficznej, gdy ma dużą liczbę kopii. Koordynator kontraktu pomaga znaleźć odpowiednią firmę do dostarczenia produktu lub usługi. Może również negocjować kontrakt między dwiema lub więcej firmami. Ponadto koordynator umowy może upewnić się, że warunki umowy są przestrzegane i żadna ze stron nie naruszyła umowy.
Jednym z pierwszych obowiązków koordynatora kontraktu może być znalezienie firmy, która może dostarczyć potrzebne towary lub usługi. Na przykład koordynator kancelarii prawnej poszukującej firmy zajmującej się kserowaniem może porozmawiać z kilkoma przedstawicielami różnych firm kserograficznych, aby sprawdzić, czy poradzą sobie z dużą liczbą kopii i krótkim czasem realizacji. W tym czasie koordynator kontraktu może również rozpocząć dyskusję na temat cen.
Po wybraniu firmy koordynator kontraktu może negocjować kontrakt; może również ustalić warunki umowy, zarysować wszystkie oczekiwania i określić warunki, które spowodowały zakończenie umowy. W wielu przypadkach umowa zostanie zweryfikowana przez prawnika lub osobę z wyższego kierownictwa przed jej finalizacją.
Po podpisaniu umowy przez obie strony, koordynator umowy zwykle odpowiada za utrzymanie umowy. Może sprawdzić, czy usługi lub produkt mają oczekiwaną jakość. Może również zobaczyć, że warunki umowy są dotrzymywane. Jeśli nie, może podjąć decyzję o rozwiązaniu umowy, w szczególności jeśli w umowie znajdują się warunki, które jej na to pozwalają. Na przykład, jeśli kancelaria prawna stale jest zaniepokojona jakością kopii, które wykonała firma świadcząca usługi kopiowania, z którą zakontraktowana została firma, lub jeśli często dotrzymuje się terminów, koordynator umowy może mieć podstawy do rozwiązania umowy.
Wielokrotnie koordynator kontraktu współpracuje z menedżerami w wielu firmach. Może współpracować z menedżerami w swojej własnej firmie, aby podpisać umowy, które zawarła, a także z menedżerami innych firm podczas negocjowania warunków umowy. W sumie musi mieć dobre umiejętności komunikacyjne i umieć analizować szeroką gamę umów biznesowych.