Co to jest system informacji księgowej?

System informacji księgowej to system metod i procesów stosowanych przez firmy do przechowywania informacji związanych z transakcjami biznesowymi lub finansowymi. W przeszłości system ten obejmował księgi papierowe, dzienniki i inne raporty finansowe. Właściciele firm i księgowi byli odpowiedzialni za aktywne korzystanie z tych ksiąg i dzienników w celu prowadzenia dokładnej dokumentacji finansowej podczas prowadzenia działalności gospodarczej. Postęp technologii informatycznej pozwolił firmom przekształcić ten system informacji księgowej w zautomatyzowany proces przy użyciu komputerów, serwerów i oprogramowania księgowego.

Cykl księgowy jest siłą napędową większości systemów informatycznych księgowości firmy. Cykl ten obejmuje identyfikację i analizę transakcji, tworzenie i księgowanie zapisów księgowych w księdze głównej, przygotowywanie bilansu próbnego, tworzenie wpisów korygujących, przygotowywanie skorygowanego salda próbnego, tworzenie sprawozdań finansowych, finalizowanie kont z zapisami zamknięcia oraz generowanie końcowego salda próbnego i sprawozdania finansowe za okres obrachunkowy. Te podstawowe kroki pomagają firmom rozwijać ich system informacji księgowych, zarówno ręczny, jak i skomputeryzowany.

Pakiety oprogramowania księgowego zazwyczaj składają się z kilku różnych modułów opartych na tradycyjnym, ręcznym procesie księgowania. Moduły obejmują księgowość ogólną, środki trwałe, rozrachunki z dostawcami, rozrachunki z odbiorcami, płace i inne moduły specjalne. Każdy pojedynczy moduł tworzy system, w którym firmy mogą przenosić informacje przez kolejne etapy cyklu księgowego. Możliwość przesyłania tych informacji drogą elektroniczną może poprawić dokładność i terminowość raportowania przez firmę informacji finansowych.

Skomputeryzowane systemy księgowe często wymagają od pracowników firmy skupienia się bardziej na przeglądaniu informacji zebranych z różnych działów biznesowych niż na wprowadzaniu danych biznesowych. System ten pozwala poszczególnym księgowym przetwarzać więcej informacji w krótszym czasie niż tradycyjne księgi papierowe. Oprogramowanie księgowe może również posiadać automatyczne wewnętrzne zabezpieczenia, które sprawdzają dokładność i ważność informacji finansowych za pomocą procesu wewnętrznego przeglądu. Proces ten często ogranicza ilość podstawowych błędów wprowadzania danych i innych bezsensownych informacji związanych z wprowadzaniem do systemu informacji księgowej.

Firmy mogą zdecydować się na wykorzystanie hybrydowego systemu informacji księgowej obejmującego zarówno ręczne, jak i skomputeryzowane procesy księgowe. Niektóre rodzaje informacji biznesowych lub finansowych, takie jak faktury od dostawców, rozliczenia czasu pracy i umowy umowne, mogą wymagać sprawdzenia przez księgowego. Korzystanie z systemu hybrydowego może zapewnić lepszy proces przeglądu, ponieważ pracownicy działu księgowości mogą kwestionować informacje finansowe i uzyskać informacje zwrotne przed wprowadzeniem informacji do systemu księgowego. Proces ręcznego przeglądu może być również wymagany przez wewnętrzne kontrole firmy. Te wewnętrzne mechanizmy kontrolne zapewniają, że żadne informacje nie są wprowadzane do oprogramowania księgowego firmy, które są niedokładne lub reprezentują wyższe zobowiązania finansowe niż wcześniej przewidywano.