Scenariusz biznesowy to zarys zestawu okoliczności, które mogą wystąpić w otoczeniu biznesowym. Zazwyczaj scenariusz opiera się na kombinacji zdarzeń i czynników, które składają się na obecną sytuację firmy, a następnie jest uzupełniony o pewne prognozy możliwych zdarzeń, które mogą wystąpić w przyszłości. Celem scenariusza biznesowego jest określenie, co jest najbardziej prawdopodobne, jeśli pewne zdarzenia wystąpią w przyszłości, co pozwoli firmie podjąć natychmiastowe kroki w celu zminimalizowania negatywnych konsekwencji, a jednocześnie ustawić się tak, aby jak najlepiej wykorzystać potencjalne możliwości.
Jednym z najłatwiejszych sposobów zrozumienia scenariusza biznesowego jest rozważenie sytuacji klienta, który chce złożyć zamówienie. Podczas tego procesu klient zidentyfikuje przedmioty, które chce kupić, a sprzedawca lub inny przedstawiciel handlowy doda te przedmioty do zamówienia. Podczas tej części wydarzenia istnieje kilka różnych scenariuszy, które mogą powstać w wyniku złożenia tego zamówienia. Zadanie polega na ustaleniu, który z nich jest najbardziej prawdopodobny i upewnieniu się, że postępuje się tak, aby zarówno firma, jak i klient byli zadowoleni z wyniku.
Jednym z możliwych scenariuszy biznesowych w takiej sytuacji jest to, że urzędnik lub sprzedawca sprawdza i stwierdza, że wszystkie pozycje w zamówieniu klienta są w magazynie i dostępne do natychmiastowej wysyłki po dokonaniu ustaleń dotyczących płatności. W efekcie firma dokonuje wyprzedaży, a klient może liczyć na natychmiastowe otrzymanie zamówionego towaru. W tym scenariuszu biznesowym nie ma żadnych komplikacji, a wynik jest korzystny dla wszystkich stron.
Alternatywnym scenariuszem biznesowym jest to, że co najmniej jeden z zamówionych towarów jest niedostępny. W tym przypadku urzędnik może próbować odwrócić potencjalną reakcję niepożądaną, informując klienta o aktualnym stanie tych pozycji, jednocześnie odnotowując konkretną przyszłą datę, kiedy ta część zamówienia może zostać zrealizowana. Jeśli jest to do zaakceptowania przez klienta, zamówienie może zostać zrealizowane z częściową wysyłką teraz i drugą wysyłką później, aby wypełnić pozostałą część zamówienia. Przy takim scenariuszu sprzedaż jest nadal sfinalizowana i istnieje duża szansa, że relacja z klientem pozostanie silna.
Trzeci scenariusz biznesowy obejmowałby niedostępność co najmniej jednego z zamówionych produktów z powodu zaprzestania produkcji. W tym przypadku urzędnik może oprzeć się na wcześniejszych doświadczeniach i historii z klientem oraz zaproponować zamienniki. Chodzi o to, aby odwrócić uwagę od tego, czego firma nie może już zapewnić, i skupić się na tym, co firma wciąż ma do zaoferowania. W zależności od tego, jak odpowiednie są alternatywy, ten scenariusz może rozegrać się, gdy klient będzie zadowolony z zamienników i zdecyduje się kontynuować relację biznesową. Alternatywnie firma może stracić klienta, ponieważ nie jest już w stanie zaspokoić jego potrzeb i pragnień. W tym nieszczęśliwym scenariuszu biznesowym firma musi poradzić sobie z utratą klienta i przychodami generowanymi z tego konta, zwykle szukając nowego klienta o podobnym poziomie wielkości biznesowej.
Skomponowanie scenariusza biznesowego i doprowadzenie go do logicznego wniosku często może pomóc firmom zidentyfikować sytuacje, które mogą stanowić zagrożenie dla firmy. Alternatywnie scenariusz może wywołać pomysły, które ostatecznie pomogą firmie w rozwoju. Dopóki scenariusz jest oparty na wiarygodnych informacjach, korzystanie z tego typu narzędzia biznesowego może znacznie pomóc firmie w maksymalnym wykorzystaniu dostępnych możliwości, jednocześnie minimalizując wyniki, które osłabiłyby firmę i uczyniły porażkę dużą szansą.