Zapis księgowy to transakcja księgowa, która rejestruje informacje finansowe w księdze rachunkowej firmy. Księgi rachunkowe często składają się z różnych dzienników. Rodzaje dzienników księgowych mogą obejmować ogólne, sprzedaż, zakupy, wpływy gotówkowe i wypłaty gotówki. Dziennik ogólny zawiera wszystkie informacje finansowe firmy, w tym łączne sumy z innych dzienników. Każdy zapis księgowy, który jest rejestrowany przez firmę, zwykle zawiera debet i kredyt, w oparciu o tradycyjny system księgowania podwójnego zapisu stosowany na całym świecie.
Informacje o zapisie księgowym zwykle obejmują numery kont, krótki opis transakcji, kwotę w dolarach i konkretny numer referencyjny. Te szczegółowe informacje pomagają firmom śledzić informacje finansowe zarejestrowane w różnych dziennikach księgowych firmy. Tradycyjnie zapisy księgowe zawierają najpierw wszystkie obciążenia, a następnie kredyty. Ten format zapewnia przejrzystą prezentację informacji finansowych zawartych we wpisie. Arkusze zapisów księgowych mogą również zawierać inicjały księgowego lub księgowych, którzy zaksięgowali zapis lub wpisy księgowe. Informacje te zapewniają menedżerom księgowości dokładną ścieżkę audytu podczas przeglądania zapisów księgowych pod kątem dokładności i ważności.
Firmy mogą wykorzystywać kilka rodzajów zapisów księgowych. Wpisy dziennika mogą obejmować wpis podstawowy, wpis zwrotny, wpis cykliczny i wpis korygujący. Wpisy podstawowe zwykle reprezentują początkowe księgowanie określonych informacji finansowych. Zapisy te mogą być rejestrowane w momencie wystąpienia transakcji finansowych lub na koniec okresu księgowego. Firmy zwykle ustalają zasady konta, aby określić, kiedy będą rejestrowane podstawowe zapisy księgowe. Rejestrowanie podstawowych wpisów do dziennika zależy od liczby wpisów, wielkości firmy oraz terminowości, w jakiej firmy muszą rejestrować informacje finansowe.
Zapisy stornujące można wykorzystać do skorygowania zapisów podstawowych, które zostały nieprawidłowo zarejestrowane przez księgowego. Ten rodzaj wpisu może również tworzyć rozliczenia międzyokresowe lub odroczenia, które należy odwrócić w przyszłości. Firmy mogą naliczać lub odraczać przychody, wydatki lub inne informacje finansowe w oparciu o wytyczne księgowe. Firmy korzystające z oprogramowania do zautomatyzowanej księgowości często konfigurują wpisy stornujące, korzystając z funkcji opóźnienia czasowego oprogramowania.
Cykliczne zapisy księgowe zwykle rejestrują te same informacje co miesiąc w systemie księgowym firmy. Wpisy te mogą być utworzone przy użyciu standardowego szablonu, który zawiera numery kont i inne ogólne informacje dotyczące wpisu każdego miesiąca. Jedyną informacją, która zmienia się w zapisie księgowym okresowym, są dane finansowe.
Zapisy korygujące służą do korygowania numerów finansowych lub kont księgowych używanych w podstawowym zapisie księgowym. Wpisy te mogą być również wykorzystywane do korygowania wpisów księgowych zarejestrowanych w niewłaściwym dzienniku przez księgowych lub wszelkich informacji, które wymagają korekty w dniu następującym po zapisaniu podstawowego wpisu księgowego.