Istotna słabość to znaczący błąd lub nieprawidłowość wykryta w informacjach finansowych lub kontrolach wewnętrznych firmy. Kontrole wewnętrzne to zasady i wytyczne ustanowione przez firmy w celu ochrony ich informacji księgowych przed istotną słabością. Jeżeli w procesie księgowym firmy zostaną wykryte istotne słabości, cały proces może zostać uznany za nieskuteczny w zakresie prawidłowego rejestrowania i raportowania informacji finansowych. Istotne słabości wykryte w procesie kontroli wewnętrznej firmy mogą wskazywać na nieskuteczne kontrole wewnętrzne lub na to, że kierownictwo księgowe nie zapewniło dokładnej ochrony informacji finansowych przed błędami i nieprawidłowościami.
Ogólnie przyjęte zasady rachunkowości (GAAP) są najwyższym autorytetem w zakresie zasad rachunkowości w Stanach Zjednoczonych (USA). Chociaż firmy muszą przestrzegać tych zasad podczas rejestrowania i raportowania informacji finansowych, GAAP nie dostarcza szczegółowych informacji na temat tego, co jest uważane za istotną słabość. Jeśli błąd lub nieprawidłowość zostanie wykryta na określonym koncie księgi głównej lub kwota pieniężna zostanie nieprawidłowo zapisana w księdze rachunkowej firmy, powszechnym standardem branżowym rachunkowości jest reguła 5 procent. Zasada 5 procent stanowi, że istotna słabość musi przekraczać 5 procent kwoty w dolarach na koncie księgi głównej lub nieprawidłowo wpisanej kwoty w księdze głównej firmy. Ta reguła 5 procent pozwala firmom popełniać drobne błędy de minimis lub nieistotne błędy, które nie wpływają w istotny sposób na informacje finansowe.
Słabości kontroli wewnętrznej są często postrzegane jako bardziej znaczące błędy w operacjach księgowych. Nieprawidłowe rejestrowanie liczb w księdze głównej może wynikać z prostego błędu wprowadzania danych przez księgowego. Słabości kontroli wewnętrznej wskazują, że kontrole księgowe opracowane przez kierownictwo firmy nie były w stanie ochronić informacji finansowych przed narażeniem na szwank. Istotna słabość związana z kontrolą wewnętrzną może umożliwić pracownikom firmy oszustwo lub malwersacje. Spółki publiczne muszą być bardzo ostrożne w przypadku słabości kontroli wewnętrznej, ponieważ menedżerowie muszą podpisać oświadczenie wskazujące, że przegląd menedżerski kontroli wewnętrznych nie wykrył istotnej słabości w działalności księgowej firmy.
Zewnętrzne audyty finansowe są powszechnym narzędziem służącym do wykrywania możliwości istnienia istotnej słabości w firmie. Audyty te testują informacje finansowe firmy i kontrole wewnętrzne, aby zapewnić, że wszystkie zasady firmy są przestrzegane podczas rejestrowania i raportowania informacji finansowych. Audytorzy przetestują również informacje finansowe firmy pod kątem zgodności z GAAP i innymi zewnętrznymi wytycznymi księgowymi. Jeśli istnieje istotna słabość, audytorzy odnotują ją w swoim raporcie końcowym i omówią problem z kierownictwem firmy. Spotkanie to może pomóc firmom skorygować istotne słabości i zapewnić, że żadne przyszłe sprawozdania finansowe lub informacje nie zawierają błędów wynikających z błędu.