System zarządzania dostawami to wspólne narzędzie komputerowe służące do śledzenia wszystkich zamówień materiałów i ich lokalizacji. Znany również jako system zarządzania łańcuchem dostaw (SCMS), system ten jest w rzeczywistości siecią firm, które dzielą się informacjami dotyczącymi ich aspektu cyklu produkcyjnego produktu. Najczęstszym miejscem, w którym można znaleźć system zarządzania dostawami, jest sektor produkcyjny.
Powszechnie przytaczanym przykładem systemu zarządzania dostawami jest przemysł samochodowy. Powszechną praktyką w dużych firmach jest zlecanie podwykonawstwa określonych części lub modułów pojazdu niezależnym firmom. Każda firma otrzymuje technologię niezbędną do uczestnictwa w systemie zarządzania dostawami. System ten jest aktualizowany o stany magazynowe, produkcję w toku, wyroby gotowe i towary w tranzycie. Informacje te są dostępne tylko dla innych firm, na które ma wpływ moduł stworzony przez inne firmy.
Dostęp do tych informacji w czasie rzeczywistym jest niezbędny przy planowaniu poziomów produkcji, obsadzie personelu i organizowaniu dostaw na czas. Za ogólną koordynację odpowiada firma produkująca samochody. Firmy te zazwyczaj posiadają dział personelu zajmujący się zarządzaniem dostawami. Jeśli część jest niedostępna do instalacji, cała linia produkcyjna musi się zatrzymać. Jest to bardzo drogie, zarówno pod względem czasu personelu, jak i twardych kosztów.
Rzeczywiste wdrożenie i utrzymanie systemu zarządzania dostawami to wspólna odpowiedzialność, dzielona pomiędzy partnerów biznesowych i główną firmę. Kontrakty na dostawy są często negocjowane z zachętami do wydajności, minimalizacją przestojów i utrzymaniem idealnego poziomu zapasów. W najlepszym interesie obu stron jest zapewnienie aktualności i dokładności systemu.
Istnieje kilka metod aktualizacji tego typu systemu. Najpopularniejszą metodą jest przesyłanie plików. Dostawca tworzy płaski plik z systemu zarządzania zapasami i codziennie dostarcza klientowi odpowiednie informacje. Klient musi mieć wdrożoną metodę pobrania pliku i aktualizacji systemu zarządzania dostawami. Proces ten jest zwykle zautomatyzowany, aby uniknąć niepotrzebnych opóźnień i zmniejszyć możliwość błędu.
Inne branże korzystają ze zintegrowanego oprogramowania internetowego. Oprogramowanie jest instalowane w organizacji każdego dostawcy i zazwyczaj można je zintegrować z istniejącymi systemami zarządzania zapasami. Programy są napisane lub używane do automatycznego wypełniania oprogramowania klienta odpowiednimi informacjami. Dostęp opiera się na roli każdej firmy w procesie produkcyjnym. Ta metoda umożliwia wszystkim dostawcom i klientowi sprawdzenie w jednym systemie aktualnego stanu różnych części.