Co to jest zarządzanie dostawami?

Zarządzanie dostawami to termin używany do opisania procesów stosowanych przez wiele firm do nabywania, inwentaryzacji i dystrybucji towarów, które są wykorzystywane w bieżącej działalności firmy. Proces zarządzania dostawami dotyczy surowców wykorzystywanych do produkcji, a także materiałów biurowych, komponentów do naprawy maszyn oraz wszelkich innych elementów, które są wykorzystywane wewnętrznie do bieżącej działalności firmy. Głównym celem efektywnego zarządzania łańcuchem dostaw jest zrównoważenie potrzeby posiadania produktów pod ręką, gdy jest to wymagane, z utrzymywaniem mniejszych zapasów, dzięki czemu firma może ponosić mniejsze koszty ogólne.

W wielu firmach proces zarządzania dostawami zaczyna się od centralnego działu zakupów lub grupy. Grupa ta aktywnie koordynuje zakup surowców, części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych, a nawet artykułów takich jak papier do kopiowania, ołówki i wkłady do drukarek. Grupa zakupowa będzie dążyć do znalezienia opłacalnych dostawców i nawiązania relacji, które umożliwią firmie zakup towarów w miarę potrzeb lub według wcześniej ustalonego harmonogramu, który w razie potrzeby można zmienić. Następnie grupa koordynuje dostawę artykułów tak, aby dotarły one do zakładów produkcyjnych na krótko przed tym, jak będą potrzebne.

Dla wielu osób zajmujących się zarządzaniem dostawami uświęcona tradycją koncepcja, która reguluje cały proces, nazywa się po prostu użytkowaniem. Użycie odnosi się do liczby jednostek danej pozycji, które są rutynowo używane w określonym przedziale czasowym, na przykład w jednym miesiącu kalendarzowym. Ustalenie średniego zużycia jest pomocne dla kierownika zaopatrzenia, ponieważ pozwala przewidzieć, kiedy aktualna podaż się wyczerpie i konieczne będzie zamówienie większej liczby jednostek do dostawy na krótko przed ich potrzebą.

Koordynując zakupy z użytkowaniem, proces zarządzania dostawami realizuje dwie rzeczy. Po pierwsze, proces umożliwia zaprojektowanie i utrzymanie rozsądnego budżetu, zapewniając, że materiały i inne elementy potrzebne do utrzymania funkcjonalności firmy są zawsze obecne. Po drugie, efektywne zarządzanie dostawami ułatwia również praktykowanie odpowiedzialnej kontroli zapasów, utrzymując liczbę dostępnych jednostek danego towaru na określonym poziomie, a tym samym minimalizując obciążenia podatkowe, które firmy płacą za surowce, towary w toku i wyroby gotowe.

W przeszłości proces zarządzania dostawami w dużej mierze opierał się na ręcznym procesie ewidencjonowania, który śledził zamawianie, przyjmowanie i wydawanie każdego przedmiotu nabytego do użytku firmy. W ramach tych ręcznych zapisów niezbędne było obliczanie zużycia na podstawie dat wydania dla różnych działów w firmie. Obecnie oprogramowanie do zarządzania dostawami obsługuje wiele obliczeń automatycznie, gdy wpływy i wypłaty są umieszczane w bazie danych. Dzięki temu menedżerowie zaopatrzenia mogą szybko generować raporty, które wskazują, jakie artykuły należy ponownie zamówić w ciągu następnego tygodnia i ile sztuk każdego artykułu należy zamówić.

Niektóre z bardziej niezawodnych programów do zarządzania dostawami są nawet zdolne do tworzenia elektronicznych i papierowych formularzy zatwierdzania zamówień wewnętrznych, takich jak zamówienia, które są przekazywane do centralnego działu zakupów z przypisanym numerem faktury, do którego należy się odnieść w rzeczywistym zamówieniu. Oprogramowanie tego typu może często tworzyć formularze realizacji zamówień i rozsyłać kopie do autoryzowanych działów po faktycznym dotarciu materiałów do miejsca, w którym będą wykorzystywane.