Co to jest system zarządzania flotą?

Firma może potrzebować dużej floty pojazdów, ale jej utrzymanie może być trudne. Jest to główna funkcja systemu zarządzania flotą, która bierze pojazdy firmy i organizuje je w celu umożliwienia firmie śledzenia pojazdów, harmonogramów konserwacji i innych podstawowych potrzeb floty. Systemy zarządzania flotą mogą również zapewnić pojazdy dla firmy, jeśli firma nie chce kupować własnych.

Najważniejszym aspektem systemu zarządzania flotą jest śledzenie pojazdów. Systemy te śledzą rzeczywistą lokalizację pojazdu, zużycie paliwa, średnią prędkość i szacowany czas przybycia (ETA). Wiedzą też, który pracownik firmy ma pojazd, kiedy, a czasem dlaczego; Kolejną kluczową funkcją jest zapewnienie dostępności pojazdu, gdy pracownik tego potrzebuje. Informacje te są gromadzone i analizowane przez system zarządzania flotą, który następnie może przedstawiać sugestie dotyczące poprawy wydajności lub oszczędności paliwa. System ten może również śledzić pojazd, jeśli zostanie skradziony, ale może być również używany jako GPS do śledzenia kierowcy.

Systemy zarządzania flotą są czasami odpowiedzialne za planowanie i zatwierdzanie paliwa do pojazdu, konserwację i naprawy w oparciu o budżet firmy. Firmy te wydają małą kartę lub broszurę z listą zaplanowanych przeglądów i zatwierdzonych napraw. Zazwyczaj te systemy zarządzania flotą mają ustaloną kwotę za naprawy, która jest wstępnie zatwierdzona i nie wymaga żadnej autoryzacji. System zarządzania flotą może również wydać pracownikom kartę kredytową do wykorzystania na zakup paliwa u zatwierdzonych dostawców.

Z biegiem czasu wszystkie pojazdy tracą na wartości. Część obowiązków systemu zarządzania flotą obejmuje obliczanie tej amortyzacji w ciągu roku i określanie, kiedy nadszedł czas, aby usunąć pojazd z floty. Systemy zarządzania flotą często mają połączenia z producentami samochodów w celu handlu pojazdami floty i dodawania nowych pojazdów do floty po obniżonej cenie; mogą również zaoferować finansowanie pojazdu dla firmy.

W firmach, w których prowadzenie pojazdu jest częścią codziennego zadania, wielu pracowników otrzymuje zwrot kosztów podróży według stawki za milę. System zarządzania flotą staje się odpowiedzialny za śledzenie tego przebiegu. Eliminuje to potrzebę martwienia się pracownika, że ​​firma skróci jego przebieg z powodu pominięcia wpisu w dzienniku pokładowym. To również śledzi przejechane kilometry w ciągu roku, aby pomóc obliczyć amortyzację pojazdu.

System zarządzania flotą często śledzi te pojazdy za pomocą specjalnego komputera zainstalowanego w pojeździe. Ten komputer łączy się z komputerami zarządzającymi flotą za pośrednictwem komunikacji satelitarnej i przesyła wszystkie istotne informacje. Właściwe wykorzystanie informacji dostarczanych do systemu zarządzania flotą pomoże firmie zaoszczędzić pieniądze i usprawnić zarządzanie dużą flotą pojazdów.