System zarządzania kompetencjami (CMS) to narzędzie używane przez wiele firm i organizacji do określania i podnoszenia poziomu kompetencji pracownika. Zwykle jest to aplikacja internetowa lub programowa, dzięki czemu korzystanie z niej jest łatwiejsze i bardziej dostępne. CMS może również zapewnić szybsze rezultaty i bardziej obiektywną analizę kompetencji pracownika.
Nowoczesny System Zarządzania Kompetencjami potwierdza wyjątkowość jednostki. Identyfikując mocne i słabe strony pracownika, może stworzyć program szkoleniowo-szkoleniowy dostosowany do każdego pracownika. System może nie tylko pomóc w prezentacji pracowników, ale może również pomóc działowi kadr firmy w zatrudnianiu najbardziej odpowiednich kandydatów. Jeśli chodzi o zatrudnianie kandydatów, jedną z głównych kwestii jest „luka w umiejętnościach”, która odnosi się do rozbieżności między istniejącymi umiejętnościami kandydata a umiejętnościami wymaganymi w określonym zawodzie. Za pomocą testu ewaluacyjnego CMS określa lukę w umiejętnościach i pomaga ją zmniejszyć.
Firmy korzystające z Systemu Zarządzania Kompetencjami mają również dodatkową zaletę dopasowania umiejętności i wiedzy pracownika do konkretnego stanowiska. Zazwyczaj CMS może stworzyć profil pracownika, który można porównać z profilem aktualnego stanowiska, co ułatwia podjęcie decyzji, który pracownik jest najbardziej odpowiedni na dane stanowisko. System może również tworzyć „planowanie sukcesji”, które pomaga firmie wyłonić kandydatów najbardziej zasługujących na awans lub kwalifikujących się do przeniesienia na inne wolne stanowisko.
Nie tylko analizuje poziom wiedzy i umiejętności pracownika, ale także ocenia inne cechy, takie jak inteligencja emocjonalna (EQ). Firmy często przywiązują dużą wagę do tego, jak ich pracownicy kojarzą się ze sobą, aby stworzyć idealne środowisko pracy. System Zarządzania Kompetencjami może być również wykorzystany do oceny osobowości i zachowań, ponieważ mają one wpływ na kształtowanie nawyków pracy i metod motywacji kandydata lub pracownika.
System można stworzyć w bardziej konwencjonalny sposób z papierowymi dokumentami i testami, ale wersja komputerowa może być wygodniejsza. Skomputeryzowaną bazę danych można zaktualizować szybciej, jeśli np. zmieni się profil pracownika lub firma narzuci nową politykę. Może również zająć mniej czasu i miejsca na przechowywanie dokumentów. System Zarządzania Kompetencjami tworzy również atmosferę przejrzystości, w której zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mają dostęp do istotnych informacji o sobie nawzajem oraz o firmie jako całości.