Transkrypcja dokumentów konwertuje dokumenty papierowe na edytowalny format cyfrowy. Można to zrobić ze względu na czytelność, konwersję do plików cyfrowych lub z wielu innych powodów. Firmy są dostępne do wykonania tego zadania za opłatą lub firmy mogą obsługiwać swoje potrzeby w zakresie transkrypcji wewnętrznie. W przypadku niektórych rodzajów dokumentów w procesie konwersji może być wymagana specjalna obsługa ze względu na delikatny charakter lub wiek dokumentu. W takich sytuacjach może być konieczne skorzystanie z usługi specjalistycznej.
Ten proces można przeprowadzić na kilka sposobów. Niektóre firmy skanują dokumenty i używają programu do konwersji wydrukowanych informacji na edytowalną formę cyfrową. Technik sprawdza transkrypcję maszynową, aby poprawić ewentualne błędy. Mogą to być zamiany lub podstawienia znaków, przesunięte pola i inne problemy, które mogą się pojawić. Program komputerowy może być w stanie wyciągnąć wnioski z poprawek i zastosować to do przyszłych zadań transkrypcji dokumentów w celu zmniejszenia wskaźnika błędów.
Inną opcją jest ręczna transkrypcja, w której maszynistka pracuje na podstawie oryginalnego dokumentu lub wysokiej jakości faksymile, aby wygenerować świeżą kopię cyfrową. Może to być konieczne, gdy dokumenty zawierają ciasne lub nietypowe pismo odręczne, z którym komputer może mieć problemy, lub znaki specjalne, które nie są powszechnie używane. Na przykład dokumenty historyczne w języku angielskim mogą zawierać kilka znaków nieużywanych we współczesnym angielskim, które komputer miałby trudności z interpretacją.
Dokumenty historyczne mogą wymagać szczególnej uwagi, ponieważ transkrybenci chcą uniknąć uszkodzenia oryginału. Skanowanie i podobne czynności mogą narazić papier na działanie światła ultrafioletowego i należy je wykonywać ostrożnie, aby zachować integralność oryginału. Osoby dokonujące transkrypcji muszą również utrzymywać ręce w czystości i mogą nosić rękawiczki podczas manipulowania materiałem. Digitalizacja poprzez transkrypcję dokumentów może sprawić, że zapisy historyczne staną się bardziej dostępne dla badaczy i ogółu społeczeństwa; placówka mogłaby, na przykład, zamieszczać na swojej stronie internetowej listy historyczne, aby każdy zainteresowany mógł je przejrzeć.
Dokumenty rządowe mogą być poddane transkrypcji dokumentów. Może to obejmować zapisy historyczne, takie jak stare dane spisowe, a także nowsze dokumenty, które nie są dostępne w formie cyfrowej. Może być konieczne skorzystanie z usług certyfikowanego specjalisty ds. transkrypcji ze względu na poufność informacji, aby zapewnić, że dokumenty nie zostaną zmienione, gdy zostaną wprowadzone w formie cyfrowej. Osoby, które planują używać zdigitalizowanych dokumentów ze swojego kraju do działań takich jak wnioski o obywatelstwo, mogą chcieć zapytać urzędnika państwowego o wszelkie kroki, które należy podjąć, aby zweryfikować transkrypcję dokumentu.