Udostępnianie ekranu, znane również jako udostępnianie pulpitu, to możliwość umożliwienia innym osobom korzystającym z bezpiecznego połączenia przeglądania bieżącej zawartości pulpitu komputera. Zdalny dostęp do pulpitu tego konkretnego typu jest często pomocny w internetowych aplikacjach konferencyjnych, ponieważ umożliwia moderatorowi lub prowadzącemu konferencję umożliwienie innym uczestnikom obejrzenia dokumentu lub prezentacji, którą prowadzący aktualnie wyświetla na swoim pulpicie. Udostępnianie ekranu umożliwia wyświetlenie pulpitu, a także przeprowadzenie tak zwanej wycieczki internetowej z przewodnikiem, umożliwiając innym osobom obserwowanie, jak moderator konferencji przegląda różne strony internetowe, a nawet demonstruje funkcjonalność wyszukiwarki.
Udostępnianie ekranu różni się nieco od innych form udostępniania aplikacji, ponieważ uczestnicy zwykle nie muszą pobierać ani buforować żadnych plików przed rozpoczęciem konferencji internetowej. Zazwyczaj wszystko, co jest wymagane, to połączenie internetowe i dane logowania, aby wziąć udział w konferencji online. W zależności od używanej platformy konferencyjnej mogą występować pewne ograniczenia dotyczące wersji różnych kompatybilnych przeglądarek. Oznacza to, że uczestnicy mogą być zmuszeni do uaktualnienia do nowszej wersji danej przeglądarki, aby uczestniczyć w części spotkania dotyczącej udostępniania ekranu.
Jedną z zalet udostępniania ekranu jest to, że gospodarz lub moderator nie musi przekazywać plików ani instrukcji dotyczących pobierania prezentacji przed spotkaniem. Gospodarze mogą pracować nad treścią prezentacji aż do rozpoczęcia konferencji, co ułatwia zarządzanie wszelkimi poprawkami, które przyjdą na myśl w ostatniej chwili. Może to być szczególnie ważne, gdy tematem konferencji internetowej jest jakiś rodzaj rozwijającej się sytuacji, z którą boryka się firma, lub informacje istotne dla spotkania nie docierają do gospodarza w ostatniej chwili.
Chociaż udostępnianie ekranu jest niezwykle pomocnym narzędziem do prowadzenia konferencji internetowych, należy pamiętać, że w trakcie spotkania uczestnicy widzą wszystko, co jest wyświetlane na pulpicie gospodarza. Podczas gdy niektóre narzędzia do współdzielenia ekranu zawierają funkcję, która umożliwia zablokowanie widoku całej części pulpitu poza jedną, większość projektów umożliwia uczestnikom zobaczenie całego pulpitu tak, jak gospodarz widzi obszar wyświetlania. Dlatego bardzo ważne jest, aby gospodarz lub lider zamykał skrzynki e-mail i wszelkie inne pliki, które nie są związane z tematyką spotkania. Takie postępowanie minimalizuje ryzyko przypadkowego wyświetlenia czegoś, co nie jest odpowiednie dla spotkania i może zawstydzić lidera lub któregokolwiek z uczestników.