Jako sposób na dodanie danych wizualnych do konferencji audio, konferencje internetowe oferują stosunkowo niedrogi sposób tworzenia wirtualnego środowiska pracy z osobami w całym mieście lub na całym świecie. Oto kilka podstawowych informacji na temat technologii, opcji i aplikacji konferencji internetowych.
Konferencje internetowe, pomyślane jako usługa towarzysząca audiokonferencji, po raz pierwszy pojawiły się na rynku masowym w latach 1990. XX wieku. Do tego czasu konferencje internetowe były uważane za usługę premium, z której mogły sobie pozwolić tylko lepiej prosperujące firmy i organizacje. Jednak postęp technologiczny w późnych latach 1980-tych sprawił, że stało się oczywiste, że Internet może obsługiwać proste środowisko udostępniania prezentacji, które byłoby idealnym sposobem udostępniania, wykresów, arkuszy roboczych i innych danych z osobami, przy jednoczesnym korzystaniu z połączeń konferencyjnych audio do komunikacji werbalnej.
Najwcześniejsze konferencje internetowe w dużej mierze opierały się na przesyłaniu i buforowaniu aplikacji na dysku twardym każdej osoby, która miała uczestniczyć w spotkaniu internetowym. Przesyłane pliki będą zawierały pliki, które będą używane podczas spotkania. W efekcie inicjator lub lider konferencji miałby dostęp do tych plików podczas konferencji i kontrolował ich wyświetlanie podczas spotkania.
Jednak wiele osób sprzeciwiało się temu podejściu, ponieważ informacje zastrzeżone były teraz przechowywane na wielu dyskach twardych. Lider konferencji musiał liczyć na szczodrość uczestników, aby po spotkaniu usunąć poufne pliki z dysku twardego. Z biegiem czasu technologia została ulepszona, aby umożliwić automatyczne usuwanie plików po zakończeniu konferencji. Do dziś istnieją dostawcy konferencji internetowych, którzy wymagają od uczestników zalogowania się co najmniej trzydzieści minut przed spotkaniem na żywo i przejścia przez ten proces przesyłania.
Na początku lat 1990. zaczęły powstawać alternatywne rozwiązania prezentacji internetowych. Jeden rodzaj usług w dużej mierze opierał się na wykorzystaniu narzędzi do tworzenia prezentacji, takich jak PowerPoint. W przypadku tego typu konferencji internetowych lider może przesłać prezentację slajdową na serwer usługi konferencji internetowych. Slajdy zostały przekonwertowane na podstawowe slajdy HTML i zapisane na serwerze dostawcy. Korzystając z danych logowania, lider mógł się zalogować i aktywować spotkanie, wybierając z listy zapisanych prezentacji, którymi chciał się podzielić z uczestnikami. Takie podejście bardzo spodobało się osobom, które podróżowały i nie zawsze mogły być przy swoim komputerze, aby prowadzić spotkanie. O ile prezentacja została wcześniej przesłana do usługi konferencji internetowych, wystarczy dowolny komputer z połączeniem internetowym i odtwarzaczem multimedialnym.
W przypadku uczestników ta nowsza forma konferencji internetowych wyeliminowała buforowanie wszelkich plików na ich dyskach twardych. Wszystko, co było wymagane, aby wziąć udział, to adres URL strony logowania i kod dostępu. Ponieważ prezentacja została przekonwertowana na podstawowe slajdy HTML, uczestnicy nie potrzebowali niczego poza odtwarzaczem multimedialnym, aby wyświetlić prezentacje. Nie było wcześniejszego logowania, aby cokolwiek pobrać. Konferencje internetowe stały się nieco czystsze dla wszystkich.
Z biegiem lat konferencje internetowe przy użyciu komputera stały się bardziej przyjazne dla użytkownika, nawet po dodaniu dodatkowych funkcji. Strumieniowe przesyłanie dźwięku umożliwia uczestnikom słuchanie dźwięku podczas dzisiejszego oglądania prezentacji. Większość dzisiejszych narzędzi do konferencji internetowych umożliwia nie tylko przeglądanie dokumentów, ale także możliwość przekazania kontroli przez lidera, aby uczestnicy mogli wspólnie pracować nad listem, arkuszem kalkulacyjnym lub prezentacją.
Możliwości wiadomości w wielu systemach konferencji internetowych umożliwiają uczestnikom wysyłanie prywatnej wiadomości do lidera, który może odpowiedzieć prywatnie lub opublikować wiadomość dla całej grupy do dyskusji. Listy obecności zarówno dla lidera, jak i uczestników pozwalają wszystkim zobaczyć, kto jest aktualnie na konferencji, kiedy dołączają osoby i jak długo są na spotkaniu prezentacyjnym w sieci. Możliwości nagrywania pozwalają na synchronizację głosu i wizualizacji w jeden stały zapis, który lider może udostępnić innym w późniejszym terminie.
Konferencje internetowe okazały się być użytecznym i opłacalnym narzędziem dla wielu firm i organizacji różnej wielkości. Ponieważ w nadchodzących latach produkt zostanie wzbogacony o dodatkowe funkcje, bez wątpienia zapewni jeszcze bardziej użyteczny sposób komunikowania się z ludźmi na całym świecie.