Oprogramowanie do konferencji internetowych jest używane głównie przez firmy, współpracowników i uczelnie, a wybór odpowiedniego programu do potrzeb konferencji znacznie ułatwi ten proces. Każdy program do obsługi konferencji internetowych ma maksymalną liczbę uczestników, a ta maksymalna liczba musi wystarczyć, aby uwzględnić wszystkich niezbędnych; w przeciwnym razie będziesz musiał ustawić limit uczestników podczas konferencji. Powinieneś sprawdzić metodę konferencji, taką jak tekst lub wideo, aby upewnić się, że konferencja może być prezentowana tak, jak chcesz, bez konieczności płacenia za funkcje, z których nie będziesz korzystać. Funkcja podnoszenia ręki ułatwi uczestnikom uprzejme wtrącenie się podczas takiej konferencji. Pliki są często udostępniane podczas konferencji internetowej, a usprawniona platforma do udostępniania plików ułatwi to.
Podobnie jak fizyczna sala konferencyjna, oprogramowanie do konferencji internetowych będzie mieć maksymalną liczbę uczestników, którzy mogą jednocześnie uczestniczyć w konferencji internetowej. Powinieneś sprawdzić tę liczbę przed wyborem programu i upewnić się, że maksymalna liczba jest wystarczająca, aby każdy mógł wziąć udział. Większość programów ma wysoki limit, od 100 do 1,000 uczestników, co powinno wystarczyć do większości zastosowań.
Istnieje kilka sposobów prowadzenia konferencji internetowej, w tym rozmowa tekstowa, wideokonferencja lub kanał audio. Podczas gdy większość konferencji skorzysta na mieszaniu tych metod, powinieneś wybierać tylko te metody, z których będziesz korzystać. Uzyskanie oprogramowania do konferencji internetowych z metodami, które nie będą używane, zwykle po prostu marnuje pieniądze, ponieważ te funkcje zazwyczaj podnoszą cenę oprogramowania do obsługi konferencji.
W konferencji, w której wszyscy uczestnicy znajdują się w jednym pomieszczeniu, łatwo jest zorientować się, kiedy ktoś chce się wtrącić, ponieważ może wydać dźwięk lub podnieść rękę. Aby naśladować to doświadczenie, niektóre programy do konferencji internetowych mają funkcję podnoszenia ręki, która tworzy małą dłoń lub podobną grafikę obok nazwy profilu uczestnika. Dzięki temu możesz zaakceptować prośbę uczestnika o zabranie głosu lub poprosić go, aby poczekał chwilę, abyś mógł dokończyć swoją myśl. W przeciwnym razie uczestnik może być zmuszony do przerwania, aby przekazać swój punkt widzenia.
Podczas konferencji internetowej pliki są zazwyczaj udostępniane, aby uczestnicy mogli przeczytać lub zobaczyć materiały, o których mówi ktoś inny. Jest to równoznaczne z rozdawaniem kopii dokumentu podczas zwykłej konferencji. Aby to ułatwić, w oprogramowaniu do konferencji internetowych powinien istnieć usprawniony system udostępniania plików, aby pliki te można było szybko udostępniać między uczestnikami bez większych problemów i bez opóźnień w pobieraniu.