Dodatek na wątpliwe rachunki to rodzaj rachunku zabezpieczającego zakładanego przez wiele firm. Główną funkcją tego rodzaju konta jest zapewnienie zabezpieczenia przed wszelkimi fakturami klientów, które pozostają nieopłacone przez dłuższy czas. Firmy zazwyczaj opierają kwotę rezerw utrzymywanych na rachunku na ocenach klientów wysokiego ryzyka i prawdopodobieństwie, że ci klienci nie będą honorować tych faktur.
Należy zauważyć, że zwykła funkcja odpisu dla kont wątpliwych nie ma na celu pokrycia zaległych sald na fakturach, które są obecnie starsze niż sześć miesięcy. Do tego momentu zwykle podejmowane są starania windykacyjne, w tym próby wypracowania ustaleń dotyczących płatności z klientami, którzy przeszli jakieś finansowe odwrócenie. Wiele firm nie próbuje wykorzystać środków na koncie z wątpliwymi uprawnieniami, dopóki nie zostanie stwierdzone, że zaległe saldo prawdopodobnie nie będzie możliwe do odzyskania.
Przykładem sytuacji, w której środki mogą zostać przeniesione z odpisu na wątpliwe rachunki, może być sytuacja, w której klient składa wniosek o ochronę przed upadłością na podstawie Rozdziału 7. Po powiadomieniu, że klient podjął tego typu działania, wszelkie starania windykacyjne muszą zostać wstrzymane. Stwarza to sytuację, w której firma nie ma realnych zapewnień, że kiedykolwiek będzie w stanie odzyskać choćby część zadłużenia. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy dług nie jest traktowany przez sądy jako priorytet i nie zostanie w ogóle rozwiązany, dopóki inni wierzyciele nie zostaną w jakiś sposób rozważeni i uregulowani.
Rozliczanie odpisu dla kont wątpliwych jest zwykle zarządzane poprzez utworzenie pozycji w księgach rachunkowych firmy. Dokładna klasyfikacja rachunku będzie się różnić w zależności od obowiązujących standardów rachunkowości w kraju, w którym firma ma siedzibę. Często konto jest zarządzane jako pozycja w budżecie operacyjnym lub jako kategoria w rozrachunkach z odbiorcami i ma strukturę umożliwiającą łatwe przelewy do salda rozrachunków z odbiorcami, gdy jest to konieczne.
Podczas gdy rezerwa na wątpliwe rachunki jest powszechną strategią stosowaną przez duże korporacje, małe firmy mogą również skorzystać z ustanowienia tego rodzaju pozycji księgowej. Posiadanie rezerw pod ręką i jasne wytyczne, kiedy można je wykorzystać, jest niezwykle ważne. Wiele firm upewnia się również, że co najmniej dwóch dyrektorów korporacji może autoryzować transfer. Gromadzenie środków na skompensowanie długów, których nie można odzyskać, pomaga zapewnić, że firma może nadal honorować własne długi, unikając w ten sposób opóźnień w opłatach lub szkody dla wiarygodności kredytowej firmy.