Umowa jest umową prawnie wiążącą. Umowa dotycząca wymagań jest zatem prawnie wiążącą umową, która odnosi się do wymagań, które może mieć jedna ze stron w odniesieniu do produktów lub usług oferowanych przez drugą stronę. Umowa zazwyczaj obejmuje dostawcę oferującego nieograniczone dostawy, a nabywcę zgadzającego się na zakup tylko z jednego źródła.
Warunki umowy są często bardzo szczegółowe. Na przykład ilość jest ogólnie bardzo ważnym aspektem umów handlowych. Jednak w przypadku umowy dotyczącej wymagań tak nie jest. Większość umów dotyczących wymagań nie dotyczy żadnych konkretnych ilości. Zamiast tego umowy te skupiają się bardziej na potrzebach i dostępności.
Umowa dotycząca wymagań jest zwykle zawierana między kupującym a dostawcą. Tego typu umowa zazwyczaj wymaga od dostawcy dostarczenia nieokreślonej ilości produktu lub usługi. Kwota ta powinna wystarczyć na zaspokojenie potrzeb kupującego. Ponieważ dostawca zgadza się zaspokoić potrzeby kupującego, generalnie nie wolno kupującemu korzystać z usług innych dostawców.
Potrzeby katalogu call center mogą pomóc zilustrować, jak działa umowa dotycząca wymagań. Firma jubilerska XYZ może zwykle otrzymać więcej zamówień telefonicznych, niż jest w stanie obsłużyć jej personel. Aby rozwiązać ten problem, XYZ może podpisać umowę z Hello Call Center na obsługę wszystkich połączeń przepełnienia. Hello Call Center może wyrazić zgodę i uniemożliwić XYZ wysyłanie połączeń do innych call center.
Należy zauważyć, że brak określonych ilości może stanowić zagrożenie dla dostawców. Dzieje się tak, ponieważ dostawca może utrzymywać pewne zapasy produktu w oczekiwaniu na zamówienia od kupującego. Kupujący jest jednak zobowiązany kupić tylko to, czego potrzebuje. To może być nic. Istnieje również pewne ryzyko dla kupujących. Zobowiązując się do jednego dostawcy, kupujący może stracić na bardziej konkurencyjnych ofertach.
Jednak zarówno kupujący, jak i sprzedający mogą skorzystać z umowy dotyczącej wymagań. Dostawca czerpie korzyści, ponieważ zyskuje wyłącznego klienta. Nabywca może skorzystać, ponieważ nie musi mieć do czynienia z wieloma dostawcami jednego produktu lub usługi. Kupujący nie musi się też martwić o to, czy jego żądania zostaną spełnione.
Brak konkretów może spowodować, że osoba uzna, że umowa wymagań jest niewykonalna w sądzie. To nie jest prawda. W większości przypadków każda ze stron może naruszyć umowę i zostać pozwana.
Dostawca może na przykład zostać pozwany, jeśli kupujący spróbuje złożyć zamówienie, które zostanie odrzucone, ponieważ dostawca nie ma uzgodnionych produktów. Nabywca może zostać pozwany, jeśli dostawca odkryje, że nabywca dokonuje zakupów produktu objętego umową gdzie indziej. W obu przypadkach istnieje możliwość nakazania zadośćuczynienia pieniężnego.