Umowa refundacyjna to umowa między dwiema stronami o zwrócenie jednej stronie kosztów poniesionych w ramach konkretnego przedsięwzięcia. Umowy refundacyjne często podlegają określonym warunkom, aby kwalifikować się do spłaty. Firmy często zawierają z pracownikami umowy o zwrot kosztów poniesionych w pracy, takich jak przebieg lub koszty podróży służbowych. Czasami rządy zawierają umowę o zwrocie kosztów z usługodawcą, takim jak lekarz, w celu świadczenia niezbędnych usług obywatelom, którzy nie mogą uiszczać normalnych opłat.
W biznesie umowa o zwrot kosztów jest często praktyczną alternatywą dla wręczenia pracownikowi określonej kwoty na pokrycie kosztów. Ponieważ koszty, takie jak benzyna, bilety lotnicze lub opłaty hotelowe, mogą się różnić z dnia na dzień, zwykle łatwiej jest pracodawcy zgodzić się na zwrot kosztów pracownikowi za każdy rodzaj usługi, niż za ustaloną kwotę w dolarach. Większość umów o zwrot kosztów określa, co może, a co nie może stanowić kosztu podlegającego zwrotowi; na przykład posiłki mogą być objęte umową, ale wizyta w klubie nocnym może nie być uwzględniona. Niektóre umowy mają limity wydatków; ma to na celu zniechęcenie pracownika do nadmiernych wydatków tylko dlatego, że wie, że koszty zostaną zwrócone.
Umowa zwrotu kosztów może wymagać od pracownika oddania paragonów w celu otrzymania w zamian pieniędzy. Dzięki temu pracodawca może dokładnie zobaczyć, gdzie zostały wydane pieniądze i czy kwalifikuje się do spłaty. Niektóre umowy pozwalają pracownikom po prostu prowadzić osobiste rejestry wydatków, takie jak pamiętniki, chociaż zwiększa to ryzyko oszustwa. Wymaganie paragonów może pomóc działowi księgowości w łatwiejszym śledzeniu środków na zwrot pieniędzy i może być konieczne do celów podatkowych.
Innym powszechnym rodzajem umowy refundacyjnej w biznesie jest zwrot czesnego. Umowy te są często stosowane, gdy firma chce, aby pracownik uczestniczył w szkoleniu lub seminarium, aby poprawić swoje umiejętności do późniejszego wykorzystania w pracy. Umowy te zwykle określają, że pracownik musi ukończyć kurs, otrzymać certyfikat lub przedstawić inny dowód ukończenia, aby otrzymać zwrot czesnego.
Rządowe programy pomocowe często wykorzystują umowy o refundację z prywatnymi usługodawcami, aby pomóc kwalifikującym się obywatelom. Na przykład w medycynie często uważa się, że rząd zatrudnia lekarzy i zakłada rządowe szpitale, gdy dobrze prosperujący prywatny przemysł już istnieje. Zamiast tego rząd może ustanowić program, w którym lekarz przyjmuje pacjentów o niskich dochodach po obniżonej stawce kosztów dla pacjenta, w zamian za obietnicę zwrotu pozostałych kosztów przez rząd.