Uważana za ważną podstawową funkcję, usługa obecności jest platformą wbudowaną w technologie komunikacyjne, która umożliwia użytkownikom wprowadzanie informacji o dostępności, przechowywanie tych danych wejściowych i przekazywanie ich w sieci. Usługi obecności Premium oferują użytkownikom różne możliwości informowania o dostępności, bieżących działaniach, lokalizacjach i preferowanych metodach kontaktu. Najczęściej identyfikowana na platformach komunikatorów, technologia umożliwia użytkownikom komunikację w dogodnych momentach, znając już preferowany sposób komunikacji i dostępność innych stron. Usługa obejmuje również środowisko biznesowe, w którym aplikacje komunikacyjne mogą wykorzystywać obecność użytkownika do przekazywania krytycznych informacji o użytkownikach w sieci korporacyjnej, co spotkało się zarówno z krytyką, jak i uznaniem.
Skuteczne usługi obecności obejmą szeroki zakres opcji i przyczynią się do realizacji różnorodnych zadań związanych z komunikacją. Zazwyczaj taka usługa obsługuje wiele rodzajów urządzeń i wykorzystuje system centralny do zarządzania indywidualnymi i organizacyjnymi politykami, najczęściej na serwerze. Chociaż jest najbardziej rozpoznawalny w usługach wiadomości błyskawicznych, usługa dostępności może również obejmować połączenia głosowe lub prawie każdą inną formę komunikacji. Usługa obecności może również ułatwić połączenia konferencyjne, wideokonferencje i ujednolicone przesyłanie wiadomości.
Serwery jednak nie zawsze są wymagane. Organizacje mogą również wdrożyć usługę obecności jako bezpośrednie łącze komunikacyjne między użytkownikami. Jest to przydatne w przypadku małych sieci, które nie mają wielu użytkowników lub w przypadkach, gdy użytkownicy inicjują połączenia bezpośrednie, na przykład za pośrednictwem linii telefonicznej. W takim przypadku usługa obecności objawia się w postaci sygnału zajętości lub nagrania informującego o nieobecności abonenta, jeśli nie może dostać się do telefonu.
Usługa obecności może pomóc centrom procesów biznesowych i działom obsługi klienta działać wydajniej. Dzięki takim możliwościom organizacje mogą wyeliminować marnotrawstwo czasu związane z działaniami znanymi jako „znacznik telefonu” lub „znacznik e-mail”, w których strony wymieniają próby skontaktowania się ze sobą bez nawiązywania bezpośredniego kontaktu. Niezawodne usługi obecności pozwolą pracownikom szybko ocenić, kiedy inni użytkownicy są dostępni i odpowiednio zareagować. Na przykład, jeśli kierownik działu musi umówić się na szybkie spotkanie, może sprawdzić sieć, aby dowiedzieć się, którzy pracownicy są dostępni i jak do nich dotrzeć. Następnie kierownik może poprosić o udział tylko tych, którzy są dostępni, nie przeszkadzając tym, którzy są zajęci.
Chociaż istnieje wiele korzyści związanych z usługą obecności, pojawia się również pewna krytyka. Prywatność jest głównym problemem użytkowników w sieciach korzystających z takiej technologii. Na przykład, jeśli pracownik ma dzień wolny i nakazuje to polityka organizacji, system może podać jego numer telefonu domowego i wskazać jego status. Takie scenariusze ułatwiają innym pracownikom nawiązanie kontaktu w celu omówienia czynności związanych z pracą, co może zakłócać prywatne okazje.
Rozprzestrzenianie się sieci i poleganie na informacjach i komunikacji w czasie rzeczywistym jest powodem, dla którego usługa obecności jest uważana za podstawę wielu moich ludzi, wbudowaną w fundament wielu technologii komunikacyjnych. Od 2011 roku eksperci spodziewali się kontynuacji tego trendu. Zmiany mogą nastąpić w odpowiedzi na obawy społeczne, takie jak prywatność, ale uznano, że będzie to miało wpływ na politykę organizacyjną, a nie na samą technologię.