Usługa przetwarzania kart kredytowych to firma, która przetwarza transakcje kartami kredytowymi dla handlu detalicznego, hurtowego, telefonicznego/mailowego oraz handlu internetowego. Kiedy karta kredytowa jest uruchamiana, przechodzi przez usługę przetwarzania karty kredytowej, a nie bezpośrednio do firmy, która ją wydaje. Usługa obsługuje wiele etapów przetwarzania kart kredytowych w zamian za opłatę, zwykle ocenianą jako procent każdej transakcji. Dla firm, które chcą mieć możliwość akceptowania kart kredytowych, znalezienie usługi przetwarzania kart kredytowych do współpracy ma kluczowe znaczenie.
W wielu przypadkach bank oferuje usługi przetwarzania kart kredytowych. W przypadku małej firmy, bezpośrednia współpraca z bankiem często może przynieść oszczędności. Zazwyczaj firma przetwarza karty kredytowe za pośrednictwem banku, z którego korzysta, skupiając wszystkie swoje finanse w jednej firmie. Firma może również zdecydować się na samodzielną usługę przetwarzania kart kredytowych, która nie jest powiązana z ich bankiem.
W każdym przypadku firma i usługa przetwarzania kart kredytowych uzgadniają umowę. Umowa określa opłatę za każdą transakcję kartą kredytową, wraz z jakimi kartami kredytowymi firma będzie mogła akceptować. Firma może udostępnić swoim klientom terminale do kart kredytowych za darmo lub za niewielką opłatą leasingową. W innych przypadkach firma jest zobowiązana do zakupu terminali kart kredytowych, które będą potrzebne do przetwarzania kart kredytowych. Po skonfigurowaniu całego sprzętu firma może zacząć akceptować karty kredytowe, przepuszczając je przez usługę przetwarzania kart kredytowych, która zajmuje się szczegółami transakcji za kulisami.
Gdy karta kredytowa jest przeciągana przez terminal, terminal komunikuje się z usługą przetwarzania kart kredytowych, która określa, czy karta kredytowa jest ważna i czy klient ma wystarczający kredyt, aby zapłacić za transakcję. Jeśli transakcja zostanie zatwierdzona, terminal sygnalizuje to i drukuje paragony dla firmy i klienta. W firmie, która korzysta z natychmiastowej weryfikacji, pieniądze są natychmiast przelewane z konta klienta do firmy obsługującej karty kredytowe, która następnie deponuje pieniądze na koncie klienta. W przetwarzaniu wsadowym wszystkie transakcje są uruchamiane jednocześnie na koniec dnia, w którym terminal kart kredytowych jest „wycofywany”.
W przypadku problemu z kartą usługa przetwarzania kart kredytowych wysyła błąd do terminala. Typowe błędy to odrzucenia i flagi skradzionych kart. Aby rozwiązać problem, firma może poprosić klienta o inną kartę kredytową lub zadzwonić do firmy wydającej, aby uzyskać więcej informacji. Komunikacja natychmiastowa jest rodzajem ochrony przed oszustwami, zapewniającą ochronę zarówno firmom, jak i konsumentom przed nieuczciwymi transakcjami w wyniku kradzieży lub fałszywych kart kredytowych.