Jedną z podstaw prowadzenia działalności gospodarczej jest posiadanie środków na nadążanie za pieniędzmi, które są winni klientom, a także prowadzenie dokładnej ewidencji pieniędzy otrzymywanych od klientów, które mają być stosowane do kwot, które są obecnie winni. Zadłużone pieniądze to należności. Większość firm posiada dział poświęcony temu obszarowi, który odpowiada za tworzenie i wysyłanie rachunków, przyjmowanie i przetwarzanie płatności oraz śledzenie zarówno tego, jakie pieniądze są pod ręką, jak i jakie są jeszcze należne.
Podstawowym celem rachunkowości jest zapewnienie, że każdy funkcjonujący podmiot ma zwięzły obraz tego, co dzieje się finansowo w danym momencie. Dział rozrachunków z odbiorcami przyczynia się do dokładności po części poprzez wystawianie rachunków klientom za świadczone usługi lub towary. Zazwyczaj jest to dział, który nadąża za informacjami rozliczeniowymi i dostosowanymi do potrzeb rozliczeniowych potrzebami klienta.
Na przykład duży klient może otrzymać rabat procentowy na kupowane przez siebie towary lub usługi miesięcznie, w zależności od wielkości prowadzonej z firmą współpracy. Pracownicy działu rozrachunków z odbiorcami zachowaliby te informacje o zniżkach jako część profilu rozliczeniowego tego klienta, zapewniając, że wszystkie faktury dla tego klienta odzwierciedlają właściwy rabat. Często dział ten ma duży wkład w wygląd faktury, zawarte w niej informacje i sposób ich organizacji.
Oprócz tworzenia i dystrybucji faktur do klientów, dział ten jest często odpowiedzialny za odbieranie płatności za te faktury i upewnianie się, że pieniądze są prawidłowo stosowane. Podczas gdy niektóre działy mają tendencję do księgowania płatności na rzecz klienta i stosowania jej do najstarszej zaległej faktury, częściej stosuje się płatność do określonej faktury, nawet jeśli nie jest to najstarsza zaległa faktura dla tego klienta. Dzięki temu członkowie personelu mogą identyfikować przestarzałe faktury na starszych fakturach i współpracować z klientem w celu rozwiązania wszelkich problemów, które mogą uniemożliwiać płatność faktur, które są starsze niż standardowe warunki płatności.
Rozrachunki z odbiorcami ściśle współpracują również z częścią rozrachunków z dostawcami w procesie księgowania. Tak jak oczekuje się, że klienci będą płacić za świadczone towary i usługi, tak też oczekuje się od firmy terminowego regulowania zaległych faktur swoim dostawcom. Ważne jest, aby informacja o kwocie dochodu do wykorzystania była pod ręką przed dokonaniem płatności. Dysponując tymi danymi, dział rozrachunków z dostawcami jest w stanie planować i dokonywać płatności w imieniu firmy.