Wartość administracyjna to ocena znaczenia dokumentacji biznesowej w codziennych operacjach. Rejestry uznane za mające wartość administracyjną są przechowywane w aktach lub regularnie wykorzystywane w prowadzeniu działalności. Ta kategoryzacja dokumentacji biznesowej kieruje polityką firmy dotyczącą przechowywania dokumentów i może mieć konsekwencje prawne w różnych okolicznościach, na przykład w odpowiedzi na żądanie ujawnienia informacji w trakcie postępowania sądowego lub w wyniku kontroli podatkowej.
Dokumentacja biznesowa jest siłą napędową operacji. Papierowa ścieżka transakcji to sposób, w jaki firma spełnia swoje zobowiązania rządowe w zakresie udowodnienia zgodności z prawem. Firmy są zobowiązane do udokumentowania sprzedaży w celu uzasadnienia zapłaty podatku dochodowego, a także ewidencji statusu pracowników w celu udowodnienia uprawnień do pracy i udokumentowania przepracowanych godzin. Polityki i procedury są zazwyczaj zapisywane na papierze, co tworzy historyczny zapis zmian polityk w czasie.
Wymagania te, wraz z wewnętrznymi potrzebami i standardami branżowymi, oznaczają, że każda dokumentacja, którą tworzy firma, musi być oceniana pod kątem jej wartości administracyjnej. Firma ustala, czy zapis jest czymś, co musi lub powinno być przechowywane przez określony czas, czy też może zostać zniszczony bez konsekwencji. Większe firmy zazwyczaj ustanawiają zasady przechowywania dokumentów, które pomagają pracownikom określić wartość dokumentów, tak aby rodzaje przechowywanych dokumentów biznesowych były jednolite w całej firmie.
Mniejsze firmy rzadko opracowują formalną politykę przechowywania dokumentów, ale określenie wartości administracyjnej jest nie mniej ważne w środowisku małej firmy. Nieodpowiednie prowadzenie ewidencji może wykluczyć każdą firmę z biznesu. Na przykład firma, która zawiera umowy o świadczenie usług, zazwyczaj zapewnia klientowi prawo do audytu jego ewidencji działalności na koncie. Jeśli nie są prowadzone odpowiednie zapisy administracyjne, klient może domagać się zwrotu dokonanych płatności. W środowisku sprzedaży detalicznej skuteczna obrona w sprawie poślizgu i upadku może zależeć od pisemnych zasad i procedur, które pracownicy otrzymali w ramach wstępnego szkolenia zawodowego.
Wartość administracyjna odgrywa również rolę w kontekście publicznym dla celów nadzorczych i historycznych. Opinia publiczna zazwyczaj jest zainteresowana codziennymi działaniami urzędników i urzędów państwowych, a w niektórych krajach obowiązują przepisy, które uprawniają społeczeństwo do dostępu do rejestrów rządowych, takie jak amerykańska ustawa o wolności informacji. Ocena wartości administracyjnej często określa, jakie zapisy należy prowadzić, a co można zniszczyć, przestrzegając prawa. Bez tego nacisku na wartość niektórych dokumentów biznesowych, większość historii transakcji firm, agencji i organizacji zostałaby utracona.