Rachunek zysków i strat jest jednym z trzech ważnych sprawozdań finansowych przygotowywanych przez firmę. Chociaż większość zestawień dochodów zawiera te same lub bardzo podobne dane, format zestawienia dochodów może się nieco różnić. Wybór najlepszego formatu rachunku zysków i strat sprowadza się do kilku opcji w zależności od wielkości i zakresu firmy. Opcje te obejmują użycie jedno- lub wieloetapowego rachunku zysków i strat, zawierającego wiele wierszy dla wszystkich działań w firmie oraz przygotowanie zestawienia dla użytkowników wewnętrznych lub zewnętrznych. Właściciele i kadra kierownicza — wraz z zaleceniami księgowych — są odpowiedzialni za pomoc w podjęciu tej decyzji.
Jednoetapowy format rachunku zysków i strat wymaga tylko jednej procedury matematycznej do obliczania dochodu operacyjnego lub zysku. Ten podstawowy format sumuje przychody i zyski za dany okres, na przykład miesiąc lub kwartał. Następnie księgowy sumuje wydatki i straty za ten sam okres. Różnica między tymi dwiema liczbami reprezentuje dochód netto lub zysk operacyjny firmy w podanym okresie. Małe firmy — zwłaszcza te, które mają siedzibę poza domem właściciela — mogą używać tego uproszczonego formatu rachunku zysków i strat.
Wieloetapowy format rachunku zysków i strat jest najlepszy dla tych firm, które potrzebują bardziej szczegółowych danych ze sprawozdania finansowego. Zestawienie to zawiera co najmniej trzy różne obliczenia w celu określenia dochodu operacyjnego lub zysku firmy za dany okres. Pierwsza sekcja odejmuje koszt sprzedanych towarów i rabaty zakupowe od przychodów brutto, co prowadzi do zysku brutto. Koszty operacyjne odjęte od zysku brutto dają przychód operacyjny za dany okres. Koszty nieoperacyjne i jednorazowe pozycje nadzwyczajne odjęte od dochodu operacyjnego stanowią dochód netto działalności w podanym okresie.
Ostateczna decyzja dotycząca formatu rachunku zysków i strat to przygotowanie dla użytkowników wewnętrznych a zewnętrznych. Właściciele i kadra kierownicza mogą wymagać informacji w nieco innym formacie niż ci, którzy są poza firmą. Prywatne lub blisko powiązane firmy mają zazwyczaj większą swobodę w tworzeniu formatu rachunku zysków i strat, który najlepiej sprawdza się w przypadku osób z firmy lub osób blisko z nią związanych. Spółki publiczne muszą sporządzać rachunek zysków i strat przy użyciu formatu, który spełnia określone standardy i przepisy rachunkowości. Biura rachunkowości publicznej i audytorzy zewnętrzni mogą również przedstawiać informacje dotyczące korzystania z odpowiedniego formatu rachunku zysków i strat, aby firmy mogły zaspokoić potrzeby wszystkich zainteresowanych stron i przepisy dotyczące raportowania dochodu lub zysku netto.