Ogólnie rzecz biorąc, zamówienie zapotrzebowania na zakup to formularz, który żąda zakupu towaru. Te zamówienia są często używane przez większe firmy i organizacje do zarządzania zakupami i kosztami. Centralny dział przetwarzania, często nazywany działem zakupów, zwykle ocenia zamówienia i określa, skąd je pozyskać. Po ustaleniu tego, zamówienie zapotrzebowania na zakup jest zazwyczaj przekształcane w zamówienie zakupu w celu nabycia towarów żądanych od dostawcy.
Zamówienia zapotrzebowania często są dostarczane w formie papierowych formularzy lub dokumentów online. W obu przypadkach formularze wymagają tego samego rodzaju informacji, takich jak nazwa i dział wnioskodawcy, wszelkie stosowne numery kont, numery części i opisy żądanych pozycji oraz sugerowani dostawcy, od których można pozyskać produkty. W przypadku online formularze można przesyłać elektronicznie za pomocą specjalnego oprogramowania do obsługi zamówień lub może być konieczne wydrukowanie i przesłanie dalej jak tradycyjne formularze papierowe.
Zazwyczaj proces zakupowy rozpoczyna się na poziomie indywidualnym lub wydziałowym. Na przykład, jeśli pracownik potrzebuje nowego laptopa, może zostać poproszony o złożenie na niego zamówienia zapotrzebowania na zakup. W przypadku indywidualnych zamówień, takich jak to, formularz musi być często najpierw zatwierdzony przez kierownika lub kierownika działu, zanim zostanie wysłany do scentralizowanego działu zakupów w celu dalszej oceny.
Kiedy zamówienie zapotrzebowania na zakup dociera do działu zakupów, często jest oceniane, aby sprawdzić, czy przedmiot jest naprawdę potrzebny i czy są na niego przydzielone pieniądze. Jeśli te warunki są spełnione, dział zakupów ogólnie określi, skąd pozyskać przedmiot, korzystając z listy zaufanych dostawców. W przypadku drogich zakupów mogą szukać ofert u kilku dostawców, aby znaleźć najbardziej konkurencyjne warunki. Preferowany może być dowolny dostawca wymieniony w formularzu zapotrzebowania, chociaż niektóre działy zakupów są upoważnione do podejmowania ostatecznej decyzji o zaopatrzeniu w oparciu o to, co jest najlepsze dla organizacji. Po zatwierdzeniu ostatecznych szczegółów zazwyczaj wystawiane jest zamówienie zakupu w celu sfinalizowania transakcji z wybranym dostawcą.
Samo zlecenie zakupu często nie ma oficjalnej siły nabywczej. Zwykle to ostateczne zamówienie zakupu stanowi umowę między firmą a dostawcą. Niektóre organizacje mogą jednak używać zamówień zapotrzebowania na zakup zamiennie z zamówieniami zakupu. W takich przypadkach zamówienie zapotrzebowania na zakup może być używane bezpośrednio z dostawcą jako umowa zakupu określonego towaru, bez konieczności dodatkowego zamówienia zakupu.