Zaplecze hotelu to pokój lub przestrzeń w hotelu, która jest przygotowana do radzenia sobie z niektórymi pracami finansowymi wyższego szczebla i innymi problemami, z którymi boryka się ten rodzaj działalności. W tej części hotelu zwykle mieszczą się również biura kadry kierowniczej wyższego szczebla. Większe hotele lub franczyzy w sieci mogą mieć więcej elementów utworzonych na zapleczu niż mniejsze, niezależnie zarządzane hotele, które czasami mogą w ogóle nie mieć zaplecza.
Jedną z najważniejszych funkcji zaplecza hotelowego jest konfiguracja do obsługi długoterminowych informacji finansowych. Firmy programistyczne często sprzedają oprogramowanie biurowe dla hoteli, które pomoże w dostarczaniu rocznych raportów księgowych lub organizuje długoterminowe dane finansowe. Jest to w przeciwieństwie do recepcji lub recepcji hotelu, w której pracownicy niższego szczebla zazwyczaj przechowują gotówkę otrzymaną od gości i utrzymują bieżące informacje o nocnych lub tygodniowych finansach, a także dane kart kredytowych dla niedawnych gości.
Często większe hotele dysponują rozbudowaną bazą danych zawierającą informacje o gościach i dane do archiwizacji. Często znajduje się on w zapleczu hotelu lub jest uważany za część operacji zaplecza. Tego typu informacje są ważne, aby móc potwierdzić poprzednie pobyty danego gościa, a także pomóc w generowaniu kompleksowych raportów dotyczących liczby zajętych pokoi wraz ze wszystkimi praktycznymi wydatkami na hotel, w ujęciu rocznym lub wieloletnim. Całkowity długoterminowy budżet hotelu byłby zazwyczaj generowany w zapleczu.
Kolejne porównanie między recepcją lub recepcją hotelu a jego zapleczem opiera się na ogólnym sposobie organizacji pracowników hotelu. Zwykle pracownicy recepcji zajmują się bieżącymi problemami z gośćmi i kontaktują się bezpośrednio z gośćmi. Goście mogą również pracować za recepcją. Z kolei dyrektor generalny hotelu zwykle pracuje poza zapleczem hotelowym i rzadko wchodzi w interakcje z klientami. Specjalni kierownicy sprzedaży lub inne osoby, które nie mają zwykle do czynienia z obecnymi gośćmi, zwykle pracują poza obszarem zaplecza lub innym oddzielnym biurem, wraz z księgowymi i kierownikami personelu technicznego lub sprzątającego.
Innym sposobem zrozumienia back office dla hotelu jest ocena hoteli franczyzowych, które są częścią większej sieci. W tych hotelach większość informacji zgłaszanych do centrali korporacyjnej będzie znajdować się na zapleczu. W przypadku, gdy recepcja lub recepcja zajmuje się obsługą klienta; back office może mieć zupełnie inny styl w zależności od tego, jak sieć hoteli jest prowadzona od góry.