Dzięki niewielkiej ilości badań kierownicy recepcji znajdą szereg różnych wskazówek dotyczących tego, w jaki sposób mogą skutecznie wypełniać swoje obowiązki służbowe. Większość wskazówek dotyczy odbierania telefonów, noszenia odpowiedniego ubioru, zarządzania czasem i przestrzenią pracy i nie tylko. Ponieważ klienci zazwyczaj wchodzą w interakcję z recepcją firmy po wejściu do lokalu, bardzo ważne jest, aby ten obszar był dobrze nadzorowany. Kierując się wskazówkami, przełożeni mogą zadbać o to, aby recepcja pracodawcy była zorganizowana i funkcjonowała w sposób przyjazny i efektywny.
Przełożony recepcji powinien dawać przykład, co obejmuje unikanie osobistych rozmów telefonicznych, chyba że jest to nagły wypadek. Wiele firm ma ścisłą politykę dotyczącą osobistych rozmów telefonicznych, a jeśli tak nie jest, kierownik recepcji powinien ją stworzyć. W ramach tej polityki należy wymagać, aby goście, którzy wchodzą do środka, byli uprzejmie proszeni o zajęcie miejsca do czasu, gdy będą mogli czekać, jeśli personel recepcji rozmawia przez telefon ze sprzedawcą lub klientem. Przełożony recepcji również skorzysta z tego, że jego personel odbierze telefon z uśmiechem, ponieważ ludzie po drugiej stronie słyszą uśmiech w ich głosie, co pomaga wzmocnić relacje biznesowe. Najlepszym sposobem dla kierowników recepcji na upewnienie się, że ich personel prawidłowo odbiera telefony, jest ich gruntowne przeszkolenie i przeszkolenie.
Opiekunowie recepcji powinni zadbać o odpowiedni ubiór personelu. Najbardziej odpowiedni rodzaj stroju to taki, który naśladuje kulturę biznesu. Ponieważ istnieje wiele różnych branż, które obejmują firmy z recepcją, każda branża ma zwykle inny ubiór niż inne. Na przykład gabinet medyczny zwykle wymaga od personelu noszenia fartuchów, ale gabinet szkolny zwykle wymaga od personelu noszenia spodni khaki i koszuli zapinanej na guziki.
Wszyscy kierownicy recepcji powinni być w stanie efektywnie zarządzać swoim czasem i przestrzenią pracy, ponieważ pomaga to zoptymalizować efektywność operacyjną. Identyfikując codzienne osoby marnujące czas i identyfikując sposoby ich unikania, przełożony może znacznie zwiększyć poziom produktywności czasu pracy. Przełożony musi umieć utrzymać porządek i porządek w recepcji, co pomaga poprzez wykorzystanie narzędzi związanych z organizacją przestrzeni. Większość kierowników recepcji uzna za bardzo pomocne uporządkowanie wszystkich akt klientów w sposób elektroniczny. Pomaga to ograniczyć bałagan papierowy, który często powoduje, że recepcja wygląda bardzo nieporządnie.
Personel recepcji na co dzień boryka się z dużym stresem. Kierownicy recepcji czerpią korzyści z zapewniania swoim pracownikom technik łagodzenia stresu, zwłaszcza gdy dotyczy to radzenia sobie z niegrzecznymi klientami. Zawsze należy pozostawić otwartą linię komunikacji między przełożonym recepcji a jego personelem, ponieważ pozwala to personelowi na odreagowanie sytuacji stresowych.