Zarządzanie gwarancjami to dziedzina profesjonalnego przedsięwzięcia, która skupia się na efektywnym tworzeniu i realizacji gwarancji dla firm. Chociaż ten rodzaj pracy jest zwykle wykonywany przez firmy produkujące produkty, każda firma oferująca gwarancje będzie zwykle zainteresowana usługami oferowanymi przez specjalistów lub firmy zajmujące się zarządzaniem gwarancjami. Taka praca zazwyczaj reguluje ustanawianie gwarancji, zwykle poprzez tworzenie gwarancji, która wzbudza wystarczające zaufanie do produktów u klientów, nie obciążając firmy zbyt dużymi kosztami, oraz rozwiązywanie problemów gwarancyjnych. Zarządzanie gwarancjami może potencjalnie mieć ogromny wpływ na końcowe zyski firmy, ponieważ niewłaściwe zarządzanie może kosztować firmy bardzo dużo pieniędzy.
Właściwe zarządzanie gwarancjami dla firmy zazwyczaj dotyczy trzech głównych aspektów gwarancji, które firma może oferować: tworzenia gwarancji, wypełniania gwarancji i monitorowania realizacji gwarancji w przypadku nieuczciwych działań. Podobnie jak w przypadku każdego innego aspektu działalności, zarządzanie gwarancjami dotyczy przede wszystkim zapewnienia satysfakcji klienta przy jednoczesnym osiąganiu zysku. Zadowolenie klienta można zwiększyć, tworząc gwarancje, które zapewniają większe zaufanie konsumentów do produktu. Klient jest zazwyczaj bardziej skłonny do zakupu produktu z gwarancją, która wydaje mu się uczciwa i wskazuje mu, że firma wierzy, że produkt będzie działał przez dłuższy czas.
Zadowolenie klienta to jeden z powodów, dla których zarządzanie gwarancjami może być bardzo ważne dla firmy. Z drugiej strony firma powinna starać się mieć pewność, że gwarancja ostatecznie nie wróci i nie zaszkodzi jej zyskom. Na przykład 90-dniowa gwarancja na wymianę może zostać udzielona na produkt, który nie został odpowiednio przetestowany i ma wadę, która spowodowała, że wiele sprzedawanych produktów przestało działać w ciągu 45 dni. Spowodowałoby to, że firma prawdopodobnie straciłaby pieniądze na produkcie z powodu licznych zamówień na wymianę dokonanych w ramach gwarancji. Właściwe zarządzanie gwarancją to nie tylko język użyty w gwarancji, ale także zapewnienie, że produkt będzie spełniał warunki gwarancji.
Zarządzanie gwarancjami obejmuje również zazwyczaj proces faktycznego wypełniania gwarancji, które są tworzone dla produktu. Zwykle oznacza to określenie, w jaki sposób gwarancja będzie obsługiwana przez firmę. Niektóre gwarancje mogą zwrócić klientowi wartość produktu, podczas gdy inne wyślą klientowi zamiennik na produkt, który ulegnie awarii w ramach gwarancji. Gwarancje wymiany stają się coraz bardziej popularne, ponieważ zapewniają, że klient nadal korzysta z produktu firmy.
Ten rodzaj wymiany również zazwyczaj wymaga od klienta odesłania oryginalnego produktu. Takie kroki są aspektem zarządzania gwarancjami, który może utrzymać zyski i ograniczyć oszustwa. Firma może upewnić się, że oryginalny produkt był rzeczywiście wadliwy, aby uniknąć nieuczciwych roszczeń, i może potencjalnie odnowić produkt w celu odsprzedaży lub wykorzystać go do realizacji przyszłych wymian gwarancyjnych.