Zwrot kosztów pojazdu odnosi się do indywidualnego kierowcy, który otrzymuje zwrot kosztów prowadzenia pojazdu osobistego podczas prowadzenia działalności w imieniu firmy lub agencji rządowej. Zwrot kosztów jest zazwyczaj obliczany na podstawie liczby mil, jaką pracownik lub agent przejeżdża do iz określonych miejsc pracy w celu spotkania z klientami, ułatwienia realizacji specjalnych programów lub dowolnej liczby innych zadań związanych z pracą. Ilekroć udostępniany jest program zwrotu kosztów pojazdu, aby pomóc pracownikom w wydatkach związanych z podróżą, dokładna kwota oferowana za przejechaną milę jest rozumiana przed rozpoczęciem podróży.
Aby otrzymać zwrot kosztów pojazdu za przejechany przebieg, pracownicy są zobowiązani do udokumentowania odczytów początkowego przebiegu i odczytów końcowych, tak aby przebieg wykorzystany w trakcie pracy był dokładnie obliczony. Po przesłaniu ilości mil za pomocą odpowiednich formularzy raportowania, pracownicy zazwyczaj otrzymują osobny czek za wykorzystany przebieg lub zwrot kosztów za przebieg może być uwzględniony w przyszłej wypłacie pracownika. Kwoty za milę są również zwykle ustalane zgodnie z federalnymi obliczeniami zwrotu kosztów mil.
Plan zwrotu kosztów pojazdu pomaga w zrekompensowaniu kosztów paliwa i konserwacji dla pracowników zobowiązanych do prowadzenia własnych pojazdów w trakcie pracy. Jest to szczególnie przydatne dla pracowników, którzy spędzają dużo czasu jeżdżąc do wielu miejsc pracy lub wykonując inne obowiązki w terenie w imieniu firmy lub agencji rządowej. Kwoty oferowane do zwrotu mogą się różnić w zależności od firmy, ale w ramach organizacji każdy pracownik jest zwykle zwracany według tej samej stawki co inni w firmie za przebieg przejechany samochodem osobowym.
Zwrot kosztów pojazdu jest oferowany nie tylko w przypadku podróży samochodem, ale wiele agencji zwraca również pracownikom koszty korzystania z innych pojazdów osobistych. Kilka takich pojazdów to samoloty czy motocykle. Specjalne zezwolenie na korzystanie z innych pojazdów osobowych musi być udzielone przed ich użyciem, jednak jeśli przewidziany jest zwrot kosztów pojazdu.
W niektórych przypadkach inny rodzaj zwrotu kosztów pojazdu może być również oferowany przez inną agencję poza bezpośrednim pracodawcą. W Stanach Zjednoczonych urząd skarbowy (IRS) obliczył specjalne stawki dla osób, które korzystają z prywatnego pojazdu do celów służbowych, a także do przemieszczania się w celu prowadzenia działalności gospodarczej. Stawki są również dostępne dla osób korzystających z samochodów osobowych do wybranych celów charytatywnych lub medycznych. Wysokość każdej z tych stawek jest inna, ale każda jest obliczana zgodnie z najnowszymi badaniami odzwierciedlającymi koszty transportu. Gdy dana osoba obliczy całkowity przebieg wykorzystany do tych czynności, IRS pozwala na odliczenie łącznej kwoty jako kosztu odliczenia podczas zgłaszania podatków osobistych.