W zwykłym toku działalności przedsiębiorstwa często realizują zamówienia klientów na towary lub usługi na kredyt zamiast żądać płatności z góry. Ta praktyka ma na celu ułatwienie sprawnych, wygodnych transakcji i jest niezwykle powszechna w wielu branżach. Należności z tytułu dostaw i usług stanowią kwoty należne dostawcy towarów lub usług z tytułu takiej działalności i są udokumentowane wystawieniem faktur, które należy uiścić zgodnie z określonymi warunkami początkowego prolongaty kredytu. Należności z tytułu dostaw i usług są często wykorzystywane przez firmy w celu uzyskania natychmiastowego dostępu do gotówki, dlatego w bilansach na ogół przedstawia się je jako aktywa obrotowe.
Proces ustalania należności handlowych rozpoczyna się od dostarczenia towaru lub świadczenia usług na warunkach kredytowych. Kwota należna w wyniku realizacji zamówienia jest następnie potwierdzona pisemnie fakturą, która jest przekazywana klientowi. Należność z tytułu dostaw i usług uważa się za istniejącą od momentu zakupu towarów lub usług przez klienta do czasu uiszczenia płatności. Zapisy księgowe dla tego typu transakcji wymagają obciążenia należności i uznania kwot przychodów; w momencie otrzymania płatności gotówka zostanie obciążona, a należność zostanie uznana. Płatności klientów należy zawsze dokonywać zgodnie z określonymi warunkami kredytowymi ogłoszonymi przez sprzedawcę.
Typowe warunki kredytowe mogą wymagać zapłaty w ciągu 10, 30 lub 45 dni od daty wystawienia faktury lub daty wysyłki. Przedpłaty należności często uprawniają klientów do rabatu, którego szczegóły są jasno określone w warunkach płatności. Często zdarza się, że firmy z różnych sektorów przemysłu przyjmują płatności z tytułu nieuregulowanych należności z opóźnieniem do dwóch tygodni.
Obrót należności handlowych odnosi się do sukcesu firmy w realizacji zamówień na warunkach kredytowych, a następnie zabezpieczenia pełnej płatności. Wysoki obrót jest dowodem ostrożnych praktyk udzielania kredytów połączonych z starannymi działaniami windykacyjnymi. Niski obrót jest dowodem na to, że wiele należności z poważnymi zaległościami pozostaje niespłaconych. Szczególnie wysokie wskaźniki obrotów mogą być sygnałem, że firma może stosować niepotrzebnie surowe standardy kredytowe, co może skutkować utratą potencjalnej sprzedaży.
Szczególnie cenną funkcją należności handlowych dla wielu przedsiębiorstw jest możliwość wykorzystania ich do szybkiego generowania gotówki we współpracy z agentem faktoringowym. W ramach tego procesu wierzytelności są sprzedawane podmiotowi zewnętrznemu w celu dochodzenia zapłaty zaległych faktur od klientów. Dodatkowo istnieje możliwość oferowania przez przedsiębiorstwa swoich wierzytelności jako zabezpieczenia zwiększającego prawdopodobieństwo uzyskania kredytu. Z tych powodów należności handlowe są istotnym elementem funkcjonowania każdej firmy, która rutynowo dostarcza towary i usługi na kredyt.