Usługi zarządzania drukiem odnoszą się do outsourcingu drukowania dokumentów lub outsourcingu maszyn do drukowania dokumentów. Można to zorganizować na wiele sposobów, w tym drukowanie poza siedzibą, scentralizowany obszar drukowania na miejscu, kilka zdecentralizowanych obszarów na miejscu lub kombinację dwóch ostatnich. Korzyści z usług zarządzania drukowaniem obejmują zmniejszenie nakładu pracy pracowników i zmniejszenie kosztów.
Kiedy większość ludzi myśli o usługach drukowania zarządzanego, maszyny, które przychodzą na myśl jako pierwsze, to kopiarki i drukarki, ponieważ są to narzędzia najczęściej używane do tworzenia drukowanych dokumentów. W zależności od wielkości organizacji może potrzebować jednej drukarki lub wielu, a także może potrzebować tych jednostek do drukowania w kolorze lub czerni i bieli. To samo dotyczy kopiarek. W niektórych przypadkach najlepszym wyborem dla firmy mogą być maszyny dwufunkcyjne, a nawet wielofunkcyjne, które zawierają opcje takie jak skanowanie lub faksowanie.
Zakup tych maszyn może być niezwykle kosztowny. Niektóre firmy uważają, że bardziej opłacalne jest dzierżawienie maszyn drukarskich, których potrzebują. Kilka firm oferuje tego typu usługi po różnych stawkach.
Niezależnie od tego, czy firma jest właścicielem, czy dzierżawi maszyny, kopiarki i drukarki nadal będą wymagały regularnego serwisowania, aby mogły działać, a także mogą wymagać pomocy w nagłych wypadkach w przypadku określonych awarii lub incydentów. Wiele z tych samych firm, które oferują umowy leasingowe, oferuje również tego typu usługi, na podstawie rocznej lub wieloletniej umowy. Takie umowy mogą obejmować dostawę określonej liczby kaset z tonerem na okres i prawdopodobnie będą obejmować ustaloną liczbę zgłoszeń incydentów, a także regularnie zaplanowane wizyty serwisowe.
Korzystanie z takich usług służy kilku celom. Koszty obsługi w ramach umowy są zazwyczaj znacznie pomniejszone o stawki naliczane za pojedyncze połączenie poza umową. Większość umów dotyczących zarządzanych usług drukowania określa okno, w którym należy wykonać odpowiedź usługi. Pomaga to skrócić czas przestoju sprzętu. Posiadanie firmy serwisowej na telefon zapobiega również konieczności podejmowania prób przywrócenia go do działania przez pracowników nieznających sprzętu.
W większych firmach usługi zarządzania drukiem mogą oznaczać centralny obszar drukowania na miejscu lub poza nim. Może to obejmować kilka kopiarek lub drukarek obsługiwanych przez dedykowany personel. Takie centra mogą również oferować dodatkowe usługi, takie jak druk wielkoformatowy, introligatornia i przycinanie. Najczęściej tego typu centrum przeznaczone jest do większych prac i jest prowadzone w połączeniu z licznymi drukarkami lub kopiarkami dostępnymi w całym budynku do drobnych prac.