Całkowite zarządzanie drukowaniem różni się od przeciętnych działań związanych z zarządzaniem drukowaniem tym, że stanowi dogłębną ocenę wydajności infrastruktury drukarki. Przy określaniu, jak dobrze działają te usługi, uwzględnia sprzęt, oprogramowanie i praktyczne usługi drukowania. Kompleksowe zarządzanie drukiem może zwiększyć jakość i rentowność operacji drukowania. Jeśli właściciel firmy zleca całościowe zarządzanie drukowaniem innej firmie, po zapoznaniu się z ocenami wydajności i wprowadzeniu późniejszych zmian operacyjnych może otrzymać sugestie, jak zwiększyć rentowność swojego środowiska drukowania.
Inwestując w kompleksowe zarządzanie drukowaniem, administratorzy mogą sprawić, że ich sieć drukowania będzie bardziej wydajna i łatwiejsza w zarządzaniu. Niektóre raporty wskazują, że firmy mogą obniżyć koszty operacyjne drukowania nawet o 30%. Sugestie dotyczące zarządzania wydajnością mogą obejmować zakup nowego, wielofunkcyjnego sprzętu lub po prostu rekonfigurację starego sprzętu i przeniesienie go. Jeżeli administrator druku dokona takich zmian, procent oszczędności i rentowności może wzrosnąć jeszcze bardziej.
Całkowite zarządzanie drukowaniem może zapewnić praktyczny widok operacji drukowania. Na przykład raporty opisujące wykorzystanie drukarek mogą dać administratorowi wgląd w to, jak dobrze i jak często używane są jego drukarki. Korzystając z tych raportów, może usprawnić operacje, aby zmaksymalizować efektywne wykorzystanie drukarki. Prawie każdy aspekt operacji drukowania może być kontrolowany i zarządzany za pomocą kompleksowego programu do zarządzania drukowaniem, od wprowadzania zamówień i wysyłki po zarządzanie zapasami i wewnętrzną, miękką redukcję kosztów.
Kompleksowy program zarządzania drukiem może bezpośrednio dotyczyć osób zaangażowanych w usługi drukowania, od klientów po specjalistów ds. technologii informatycznych. Ponieważ kompleksowe zarządzanie drukowaniem może zaoferować administratorom możliwość ulepszenia usług wsparcia, specjaliści ds. technologii informatycznych mogą łatwiej znaleźć swoje zadania i poświęcić mniej czasu na rozwiązywanie problemów z drukowaniem. Daje to czas specjalistom na optymalizację usług poligraficznych. W efekcie klienci mogą cieszyć się zwiększoną i szybszą produkcją dokumentów, jeśli korzystają z usług, które informatycy posiadają w ramach programu Total Print Management.
Ponadto program może udostępniać administratorom portfolio i profile. W tym zakresie administratorom, którzy chcą zwiększyć produktywność i zaoszczędzić pieniądze, a także zapewnić klientom najlepsze możliwe usługi drukowania, można polecić nowe strategie zarządzania drukowaniem. Dzięki tym informacjom można zarządzać nieoczekiwanymi kosztami naprawy i ich unikać. Ryzyko można zminimalizować, śledząc zasoby i rozliczając każdy koszt operacyjny. Przyszłe operacje można również zaplanować z prognozami dotyczącymi zarówno ekspansji, jak i technologii.