Termin zakupy biznesowe jest używany do opisania czynności związanych z zakupem towarów i usług dla podmiotu gospodarczego. Zaopatrzenie lub zakupy to ważna funkcja administracyjna, która wykorzystuje techniki redukcji kosztów i długoterminowego planowania strategicznego do zarządzania kosztami wychodzącymi. Dziedzina zakupów biznesowych skupia się na trzech głównych obszarach: przetargach, zarządzaniu dostawcami i zakupach strategicznych.
Osoby, które pracują w zakupach biznesowych są znane jako specjaliści ds. zakupów. Istnieją trzy główne nazwy stanowisk w zamówieniach: kupujący, specjalista ds. zakupów i kierownik ds. zakupów. Kupujący jest odpowiedzialny za zarządzanie zakupami towarów od wybranych dostawców. Oficer ds. zakupów zarządza procesem przetargu i wyboru dostawcy. Głównym obowiązkiem kierownika ds. zakupów jest całokształt działania działu i negocjacje z dostawcami o dużej wartości dolarowej.
Przetarg to proces zapraszania potencjalnych dostawców do zapoznania się ze szczegółowym dokumentem wymagań i złożenia oferty dla firmy. Dokument wymagań zawiera całkowitą wartość w dolarach i długość kontraktu, typ wymaganego produktu lub usługi, wymagania jakościowe i warunki kontraktu. Znaczna liczba pozwów cywilnych opiera się na błędach lub domniemanych uprzedzeniach w procesie przetargowym. Przestrzeganie odpowiedniego procesu biznesowego oraz zapewnienie uczciwej i przejrzystej oferty jest bardzo ważne.
Istnieją trzy terminy powszechnie używane w zamówieniach biznesowych: zapytanie ofertowe (RFP), zapytanie o informacje (RFI) i zapytanie ofertowe (RFQ). Rodzaj wymaganej odpowiedzi jest wskazany w treści dokumentu, wraz z datami i danymi kontaktowymi. Wszystkie trzy terminy są używane do opisania procesu, w którym dostawcy są zapraszani do udzielenia odpowiedzi lub wymagania są publikowane na publicznej stronie internetowej lub w narzędziu zaopatrzeniowym, umożliwiając udzielenie odpowiedzi szerokiemu gronu dostawców. Daty są w tym procesie bardzo ważne, a ignorowanie terminów lub ich pomijanie wyklucza odpowiedź z rozpatrzenia. Upewnij się, że otrzymałeś paragon ze stemplem czasu i daty wskazującym, kiedy dokumenty wpłynęły do działu zakupów, aby uniknąć wykluczenia.
Zarządzanie dostawcami obejmuje zapewnienie zgodności z umową, pełnienie roli głównej osoby kontaktowej w sprawach związanych z obsługą i rozwiązywaniem sporów, a także zarządzanie wszelkimi płatnościami lub klauzulami wynegocjowanymi w umowie. Chociaż wiele wysiłku skupia się na wstępnym przetargu i napisaniu umowy, zarządzanie dostawcami jest jedyną metodą zapewnienia, że firma faktycznie uzyska oczekiwane oszczędności. Efektywne zarządzanie przekłada się na niższe koszty operacyjne, sprawną obsługę i silniejszą pozycję przetargową podczas kolejnej rundy negocjacji.
Zakupy strategiczne to proces zakupów planowych. W typowej organizacji każdy dział przekazuje swoje planowane zakupy na dany rok do działu budżetu lub zakupów. Pracownicy szukają cech wspólnych lub możliwości łączenia powiązanych produktów. Te mniejsze zakupy można następnie ogłosić w przetargu, dając wielu dostawcom możliwość dostarczenia tych towarów i usług. Ogólnie rzecz biorąc, proces ten skutkuje niższymi kosztami zakupów dla organizacji.