Etykieta e-mail, czasami określana ogólnie jako netykieta, to skomplikowana sprawa. Z pewnością nie należy nie odpowiadać na wiadomości e-mail, zwłaszcza od osób prywatnych, ale wszyscy czasami jesteśmy zajęci i możemy być w stanie zrobić tylko potwierdzenie otrzymania wiadomości e-mail i obiecać, że napiszemy bardziej szczegółowo w późniejszym czasie. Pytanie, czy na wszystkie e-maile należy wysyłać automatyczną odpowiedź, jest również złożone.
Ogólnie uważa się, że wysyłanie automatycznej odpowiedzi na wszystkie e-maile, gdy jesteś w stanie w pełni odpowiedzieć, jest uważane za niewłaściwe. Praktyka staje się coraz bardziej powszechna, nawet gdy ludzie są w stanie odpowiedzieć na ich pocztę, a to wydaje się naruszeniem etykiety e-mailowej. Z drugiej strony, jeśli planujesz wziąć urlop i jesteś osobą prywatną, pracujesz dla małej firmy lub prowadzisz prywatną praktykę jako prawnik lub lekarz, ludzie mogą czekać od kilku dni do kilku tygodni, licząc na odpowiedź od ciebie, co może zająć więcej czasu niż się spodziewali. Jeśli otrzymujesz duże ilości wiadomości e-mail, eksperci od etykiety e-mail zalecają ułożenie odpowiedniej odpowiedzi i wysyłanie automatycznej odpowiedzi na wszystkie wiadomości, jeśli planujesz nieobecność na komputerze lub źródle wiadomości e-mail przez ponad 48 godzin w tygodniu roboczym.
Odpowiedź, którą oprawisz, powinna być uprzejma i rzeczowa, ponieważ możesz otrzymywać listy od przyjaciół lub profesjonalistów. Podaj swoją nieobecność, chociaż nie ma potrzeby wyjaśniania przyczyny, i szacunkowo określ, kiedy planujesz zacząć odpowiadać na e-maile. Daj sobie kilka dni dodatkowego czasu, szczególnie jeśli zazwyczaj otrzymujesz dużą liczbę e-maili. W ten sposób możesz wywiązać się z obowiązku odpowiadania na e-maile, jednocześnie dając sobie czas na powrót do biegu po kilku dniach nieobecności.
Pamiętaj, że niektóre wiadomości e-mail mogą się odbijać, gdy używasz automatycznej odpowiedzi, zwłaszcza jeśli otrzymujesz dużo wiadomości SPAM lub Bacn. W rzeczywistości, jeśli subskrybujesz grupy dyskusyjne lub serwisy społecznościowe, możesz chcieć zrezygnować z subskrypcji, gdy jesteś na wakacjach. W ten sposób nie zapełnisz skrzynek pocztowych innych osób wieloma wiadomościami o tym, jak cię nie ma, co jest uważane za niegrzeczne. Teoretycznie, jeśli zamierzasz używać automatycznej odpowiedzi na wszystkie e-maile podczas Twojej nieobecności, upewnij się, że będziesz otrzymywać tylko wiadomości o charakterze osobistym lub biznesowym. Jeśli nie chcesz przegapić wiadomości e-mail z grup dyskusyjnych lub Bacn, zasubskrybuj je pod innym adresem e-mail niż ten, którego używasz do korespondencji osobistej lub biznesowej.
Duże firmy lub firmy, które otrzymują znaczną ilość wiadomości e-mail, mogą korzystać z automatycznego systemu odpowiedzi w celu potwierdzenia otrzymania wiadomości e-mail. Uprzejmie jest, aby każda firma wysyłała automatyczną odpowiedź na wszystkie e-maile, ponieważ potwierdza ich otrzymanie. Ta sytuacja jest analogiczna do zajętej kelnerki, która kiwa głową w restauracji. Daje Ci znać, że Cię widzi i jak najszybciej dotrze do Twojego stolika. Duża firma, która ostatecznie odpowie na Twój e-mail, w zasadzie daje to przyjazne skinienie głową, obiecując osobistą odpowiedź w ciągu kilku dni lub tygodni.
Szczególnie ważne jest, aby lekarze, terapeuci i wszyscy pokrewni pracownicy służby zdrowia korzystający z korespondencji e-mailowej z pacjentami wysyłali automatyczną odpowiedź na wszystkie e-maile, gdy będą poza miastem w ciągu tygodnia roboczego na dłużej niż dwa dni. Jeśli pacjent ma pilny problem, pracownicy służby zdrowia mogą wskazać alternatywny kontakt, aby pacjent nie musiał czekać przez kilka dni i nie zareagować na problem zdrowotny, który może wymagać natychmiastowej uwagi.