Aby utworzyć zasady przechowywania wiadomości e-mail, najpierw musisz podać powód, dla którego piszesz zasady — aby zachować zgodność z wymogami prawnymi, zachować dowód dokumentów biznesowych lub upewnić się, że ważne informacje nie zostaną utracone. Dokument powinien również wyjaśniać, których pracowników dotyczy polityka i jakie rodzaje e-maili są uwzględnione. Musisz także zdecydować, jak długo e-maile powinny być przechowywane; możesz być prawnie zobowiązany do przechowywania niektórych wiadomości e-mail przez określony czas. Przypisanie pracownika do odpowiedzialności za monitorowanie polityki może pomóc w zapewnieniu, że polityka jest właściwie egzekwowana.
Polityka przechowywania wiadomości e-mail to pisemna procedura określająca, w jaki sposób firma chce, aby jej pracownicy obsługiwali komunikację e-mailową. Zasady przechowywania wiadomości e-mail zazwyczaj określają, które wiadomości e-mail pracownicy powinni przechowywać, jak długo i jak je przechowywać. W wielu jurysdykcjach istnieją wymagania prawne określające, jak długo komunikacja firmowa — w tym wiadomości e-mail — musi być przechowywana, dlatego ważne jest posiadanie jasnej polityki przechowywania wiadomości e-mail.
Pisząc politykę, wyjaśnij, których pracowników w firmie obejmuje polityka przechowywania wiadomości e-mail. W zależności od celu wdrożenia zasad w pierwszej kolejności, może ona nie dotyczyć wszystkich w Twojej organizacji. Na przykład pracownicy magazynów, którzy nie zajmują się korespondencją elektroniczną, mogą nie być zobowiązani do przestrzegania zasad. Z drugiej strony przedstawiciele obsługi klienta mogą być zobowiązani do zachowania większości swoich e-maili.
Opisz, jakie rodzaje korespondencji e-mail podlegają zasadom przechowywania wiadomości e-mail. Na przykład niektóre firmy opracowują zasady przechowywania wiadomości e-mail, które odnoszą się do wiadomości e-mail dotyczących spraw administracyjnych, podatkowych, ogólnych i tymczasowych. Polityka Twojej firmy może dotyczyć w szczególności wiadomości e-mail, które dotyczą spraw podlegających wymogom prawnym. Niezależnie od tego, które e-maile wybierzesz, aby były objęte polityką, upewnij się, że temat jest jasny i zwięzły.
Polityka powinna również opisywać, jak długo e-maile powinny być przechowywane i jak pracownicy powinni je przechowywać. Aby zachować zgodność z zapisami, możesz być prawnie zobowiązany do przechowywania korespondencji klientów przez okres pięciu lat. Oprócz przechowywania w archiwum wiadomości e-mail na serwerze, prawo może również wymagać wydrukowania wiadomości e-mail i zachowania jej wersji papierowej w pliku klienta. Niezależnie od procedury przechowywania tych rekordów, upewnij się, że szczegółowo ją opisałeś podczas pisania zasad przechowywania wiadomości e-mail.
Dobra polityka przechowywania wiadomości e-mail powinna obejmować dział lub stanowisko pracownika odpowiedzialnego za monitorowanie wymagań. Twoja firma może mieć dział ds. zgodności lub pracownika odpowiedzialnego za upewnienie się, że procesy firmy są zgodne z prawem. Może to być osoba fizyczna odpowiedzialna za monitorowanie i egzekwowanie zasad przechowywania wiadomości e-mail. Wyraźnie określ, kto jest odpowiedzialny za zarządzanie polityką, aby pracownicy wiedzieli, do kogo się zwrócić w przypadku pytań lub problemów.
Po stworzeniu polityki jednym z najważniejszych kroków jest jej rozpowszechnienie. Polityka nie może być przestrzegana, jeśli pracownicy, którzy mają ją wdrożyć, nie wiedzą, że istnieje. Możesz także zorganizować spotkanie lub sesję szkoleniową dla pracowników, których to dotyczy. Gwarantuje to, że otrzymają informacje potrzebne do przestrzegania zasad przechowywania wiadomości e-mail.