Administracja świadczeniami obejmuje tworzenie i zarządzanie świadczeniami pracowniczymi, a także zapewnianie pracownikom możliwości przeszkolenia w zakresie zrozumienia, jak działają świadczenia i jakie rodzaje standardów muszą spełniać pracownicy, aby kwalifikować się do świadczeń. Często administracja świadczeniami odbywa się w dziale zasobów ludzkich większej firmy, chociaż mniejsze firmy mogą przeznaczyć funkcję administrowania świadczeniami na inne obszary lub osoby. Oto kilka podstawowych informacji na temat tego, czym na co dzień zajmuje się skuteczny administrator.
Znaczna część pracy administratora poświęcona jest koordynowaniu aktualnie obowiązującego planu świadczeń. Administrowanie świadczeniami obejmuje spędzanie dużej ilości dnia na upewnianiu się, że plany świadczeń działają płynnie. Będzie to często obejmować przegląd kumulacji dni osobistych, dni urlopu i dni chorobowych. Administrator upewni się, że proces dodawania dni wolnych do konta pracownika odbywa się zgodnie ze zdefiniowanym przez firmę procesem. Ponadto administrator będzie współpracował z działem płac, aby upewnić się, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie za wszystkie zatwierdzone dni wykorzystane i że te dni są potrącane z odpowiedniego zasobu.
Następnie administracja świadczeniami często wiąże się z nadzorowaniem ubezpieczenia zdrowotnego dla wykwalifikowanych pracowników. Oznacza to terminowe dokonywanie płatności na rzecz ubezpieczyciela, a także zapewnienie, że każdy wykwalifikowany pracownik, który chce zostać objęty ubezpieczeniem grupowym, jest odpowiednio przetwarzany. Administrator będzie również odpowiedzialny za wdrożenie planu świadczeń dla nowych pracowników, którzy ukończą okres próbny wymagany w wielu firmach, zanim będą mogli gromadzić płatne urlopy i ubezpieczenie zdrowotne.
Gdy program świadczeń pracowniczych obejmuje program inwestycyjny lub emerytalny, pracownicy administracji świadczeń również będą nadzorować codzienne funkcjonowanie tych programów. Może to obejmować upewnienie się, że dokonano potrąceń z wynagrodzenia, aby pomóc sfinansować wszelkie składki wniesione przez pracownika, a także zapewnienie terminowego wykorzystania wszelkich funduszy uzupełniających, które obiecał pracodawca. Daje to administratorowi bezpośredni kontakt z dyrektorami finansowymi firmy, którzy będą współpracować z zespołem administracyjnym dla dobra wszystkich pracowników firmy, zarówno na godziny, jak i na wynagrodzenie.
Część administracji świadczeń obejmuje również interakcję z pracownikiem. W dowolnym momencie pracownik powinien mieć możliwość spotkania się z administratorem i uzyskania najświeższych informacji na temat statusu przysługujących mu świadczeń. Z tej perspektywy administrator jest środkiem komunikacji między firmą a pracownikiem. Może się to odbywać poprzez umożliwienie pracownikom składania zapytań, kiedy chcą, a także proaktywne przekazywanie każdemu pracownikowi okresowych aktualizacji o statusie jego świadczeń.
Ważne jest, aby zdawać sobie sprawę, że administracja świadczeniami jest zaangażowana nie tylko w dbanie o dobro pracownika, ale także o dobro firmy. W tym celu efektywne zarządzanie świadczeniami oznacza tworzenie programów świadczeń, które są dobre dla pracownika, ale nie wywierają nadmiernej presji na firmę, aby wywiązywała się z tych zobowiązań. Z tego powodu administratorzy często szukają nowych opcji świadczeń, próbując znaleźć programy, które zapewnią co najmniej tyle pracownikom, jednocześnie utrzymując koszty dla pracodawców na jak najniższym poziomie.