Zarządzana firma to taka, która świadczy profesjonalne usługi i wybrała wyznaczenie kierownika do prowadzenia działalności firmy. Zatrudnienie menedżera biznesowego uwalnia specjalistów firmy od konieczności marnowania cennego czasu na wykonywanie zadań administracyjnych. Administrator zazwyczaj nie wymaga szeroko zakrojonych szkoleń i licencji, których zwykle potrzebuje prawnik, księgowy lub architekt. Wysoko cenieni pracownicy firmy są w ten sposób zwolnieni z rutynowych zadań kierowniczych. Pozwala to wyszkolonym specjalistom firmy zmaksymalizować czas spędzany na wykonywaniu płatnej pracy.
Specjaliści, w tym prawnicy, biegli rewidenci i architekci, zazwyczaj wystawiają faktury za swoje usługi za godziny. Często niektórzy lub wszyscy profesjonaliści w takich firmach są również partnerami w biznesie. Każdy wspólnik jest właścicielem lub kapitałem własnym w firmie. Oznacza to, że większość partnerów ma żywotny interes w podnoszeniu poziomu produktywności swojej firmy. Niektóre firmy uznają, że bardziej opłaca się im zatrudnić kierownika, który zajmie się wszystkimi zadaniami operacyjnymi firmy.
Te obowiązki administracyjne mogą obejmować zarządzanie zobowiązaniami i należnościami. Utrzymanie zgodności z sprawozdawczością i opodatkowaniem zleconym przez rząd może być kolejnym obowiązkiem delegowanym na kierownika biznesowego firmy. Stając się firmą zarządzaną i zatrudniając menedżera do obsługi tych zadań administracyjnych, które nie są bezpośrednio rozliczane przez klientów, specjaliści firmy mogą zwiększyć swoje własne rozliczane godziny. Zwiększa to również rentowność firmy. Inne wyzwania, przed którymi stoją profesjonalne firmy, to kontrolowanie przepływu pracy, zarządzanie potencjalnymi konfliktami i zwiększanie produktywności osobistej.
Ponieważ przejście do firmy zarządzanej pociąga za sobą zrzeczenie się części kontroli nad działalnością firmy, niektórzy zawodowi partnerzy mogą zdecydować się na udział w zadaniach administracyjnych. Zamiast kierownika biznesowego firma może zatrudnić asystenta administracyjnego. Asystent może odebrać telefon lub umówić się na spotkanie, ale może nie być zaangażowany w podejmowanie ważnych decyzji dotyczących personelu lub strategii biznesowej firmy.
Mniejsze firmy z wieloma partnerami mogą wybrać tę opcję. Czynnikiem decydującym o posiadaniu zarządzanej firmy jest często wielkość bazy klientów firmy. W mniejszej praktyce, zwłaszcza jeśli firma jest nowa, specjaliści firmy mogą nie mieć wystarczającej liczby klientów, aby wypełnić pełny etat. Jeśli firma przekształci się w firmę zarządzaną, niektórzy eksperci ds. zarządzania przedsiębiorstwem twierdzą, że dodatkowe wydatki zostaną zwrócone w postaci zwiększonej rentowności, co pozwoli firmie na rozwój.