Menedżer ds. usług administracyjnych odpowiada za usługi wspierające personel firmy, klientów i klientów. W przeciwieństwie do kierownika działu, który skupia się na jednym konkretnym obszarze, takim jak kadry, kontrola zapasów czy księgowość, stanowisko to wiąże się z jednoczesnym nadzorowaniem obsługi kilku działów. Stanowisko może wiązać się z zakupami materiałów lub mienia, przydzielaniem przestrzeni pracowniczej, potrzebami konserwacyjnymi firmy oraz zarządzaniem ewidencją. Stanowisko to może być również odpowiedzialne za zapewnienie przestrzegania umów, regulaminów i norm dotyczących bezpieczeństwa i ubezpieczeń. Liczba działów przypisanych do kierownika usług administracyjnych zależy od wielkości i struktury firmy.
Wszystkie typy firm mogą zatrudniać kierownika ds. usług administracyjnych. Małe i duże firmy mogą skorzystać na osobie, która sprawnie kieruje usługami wsparcia dla wielu działów. Gdy usługi są kierowane przez określone działy w firmie, mogą wystąpić konflikty i powielanie wysiłków. Sprawny menedżer usług administracyjnych zapobiega takim sytuacjom.
W małej firmie to stanowisko wiąże się z zarządzaniem usługami zarówno dla działów administracji personalnej, jak i fizycznej. Usługi kadrowe koncentrują się na funkcjach wewnętrznych, takich jak płace i wsparcie administracyjne; usługi administracji fizycznej obejmują działy operacyjne, takie jak dystrybucja poczty, telekomunikacja i parking. Działy te zwykle składają się z kilku pracowników i wymagają tylko jednej osoby, aby skutecznie zarządzać swoimi wymaganiami dotyczącymi usług wsparcia.
Większe firmy często zatrudniają kilku kierowników usług administracyjnych. W tych środowiskach hierarchia zarządzania usługami administracyjnymi może być ustrukturyzowana zgodnie z wymaganiami zarządzania na poziomie podstawowym, średnim i wyższym. Każda warstwa zarządzania zwykle ma menedżera usług administracyjnych, który koncentruje się na określonych potrzebach usługowych.
Niektóre firmy wymagają od pracowników na tym stanowisku wykonywania podwójnego obowiązku. Czasami są postrzegani jako osoby o niewielkim nakładzie pracy, po prostu administrujące usługami. Z tego powodu mogą być zobowiązani do pełnienia innych funkcji kierowniczych, które odpowiadają ich umiejętnościom, takich jak personel, zakupy, administracja kontraktami lub operacje.
Kierownik ds. usług administracyjnych zwykle nadzoruje tak różnorodne działy, jak obsługa materiałów, przetwarzanie danych, obsługa sekretariatu, utrzymanie obiektów i płace. Posiadanie doświadczenia w dowolnej lub wszystkich tych dziedzinach może pomóc jej w uzyskaniu zatrudnienia jako kierownik ds. usług administracyjnych. Każde doświadczenie w zarządzaniu jest również uważane za doskonałą kwalifikację do tego stanowiska.
Umiejętność skutecznego nadawania priorytetów projektom jest atutem tej pracy. Pomocne jest również posiadanie udanego doświadczenia w wielozadaniowości i rozwiązywaniu konfliktów. Bardzo pożądana jest skuteczna komunikacja ze wszystkimi szczeblami kierownictwa i personelu. Zaletą jest doświadczenie w obsłudze administracyjnej lub wykonawczej.
Stopień licencjata z administracji biznesowej lub kierunek związany z działalnością firmy jest pomocny w zapewnieniu stanowiska w zakresie zarządzania usługami administracyjnymi. Doświadczenie w zarządzaniu może zostać przyjęte zamiast stopnia naukowego. Ta pozycja jest często preferowanym posunięciem przejściowym w firmie, w której pożądany jest awans na stanowisko kierownicze.