Metodologia systemów miękkich to proces służący do przepracowania sytuacji, które nie mają określonej procedury. Sytuacje te są często trudne lub złożone, a ich etapy są silnie uzależnione od opinii, kultury, znajomości sytuacji lub środowiska. Ta metodologia określa zestaw reguł, które są używane do zdefiniowania procesu i rozpoczęcia pracy w kierunku celów. W większości przypadków metody te opierają się na systemach ludzkich do definiowania problemów i znajdowania rozwiązań, a nie na systemach matematycznych lub naukowych.
W przeciwieństwie do tego, w co wielu uważa, „miękkie” w „metodologii systemów miękkich” odnosi się do metod stosowanych do określenia planu, a nie do systemów, których to dotyczy. Miękki problem to taki, który składa się z niedefiniowalnych aspektów, takich jak psychologia czy tożsamość kulturowa, podczas gdy trudny problem wykorzystuje definiowalne liczby i powtarzalne eksperymenty. W tym samym duchu miękkie podejście wykorzystuje miękkie systemy, podczas gdy twarde podejście wykorzystuje twarde systemy. Nawet jeśli problem wykorzystywał twarde systemy, metodologia miękkich systemów nadal może być stosowana jako podejście do rozwiązania problemu.
Najbardziej podstawową częścią metodologii systemów miękkich jest percepcja. Sposób, w jaki widzowie postrzegają problem, określa podstawowy sposób, w jaki do niego podchodzą. Jeśli dwie osoby są ustawione do pracy nad projektem, ich punkt widzenia zdefiniuje projekt podczas pracy nad nim. Oznacza to, że dwie osoby patrzące na problem z różnych punktów widzenia mogą nie być w stanie czegoś dokończyć z powodu braku wspólnej płaszczyzny.
Na przykład, gdyby wybuchła pożar w fabryce, a obserwatorami byliby ekolodzy, dyrektorzy firmy i strażacy, te trzy osoby miałyby radykalnie odmienne poglądy na temat akcji. Ekolodzy najpierw przyjrzą się ekologicznemu wpływowi pożaru na dym, palące się chemikalia i potencjalnie niebezpieczny spływ wody. Biznesmen pomyślałby o tym w kategoriach utraconej produkcji i kosztów wymiany sprzętu. Wreszcie strażak znalazłby najszybszy i najskuteczniejszy sposób na powstrzymanie rozprzestrzeniania się ognia, a następnie jego ugaszenie. Różne punkty widzenia prowadzą do problemu ze znalezieniem wspólnej płaszczyzny, a tym samym do utknięcia w martwym punkcie.
Korzystając z metodologii systemów miękkich, osoby rozwiązujące problemy mogą próbować stworzyć wspólny punkt widzenia dla wszystkich zaangażowanych osób. Pierwszym krokiem jest znalezienie czegoś, z czym wszyscy się zgadzają i wykorzystanie tego jako podstawy. Na przykład w powyższym przykładzie każdy chce ugasić ogień. Stamtąd ludzie mogą zdefiniować kroki niezbędne do przejścia od wspólnej płaszczyzny do ostatecznego celu. To pozwoli każdej ze stron wyrazić swoją aprobatę lub problemy z zaplanowanymi krokami, gdy się pojawią.