Polityka zakupowa to po prostu zasady i przepisy, które są ustanowione w celu zarządzania procesem nabywania towarów i usług potrzebnych organizacji do sprawnego funkcjonowania. Dokładny proces będzie dążył do zminimalizowania wydatków związanych z zakupem tych towarów i usług poprzez zastosowanie takich strategii, jak zakupy ilościowe, ustanowienie ustalonego wykazu dostawców i ustanowienie protokołów ponownego zamawiania, które pomogą utrzymać niskie zapasy bez narażania funkcji operacja. Zarówno małe, jak i duże firmy, a także organizacje non-profit rutynowo stosują jakąś politykę zakupową.
Nie ma jednego właściwego sposobu ustanowienia polityki zamówień. Czynniki takie jak wielkość firmy, dostępność dostawców dostarczających niezbędne towary i usługi oraz przepływy pieniężne i kredyty firmy często wpływają na podejście do zakupów. Wielkość firmy może również mieć wpływ na kształtowanie polityki zakupowej, ponieważ mała firma może nie być w stanie uzyskać rabatów na zakupy ilościowe, którymi duża korporacja może stosunkowo łatwo zarządzać.
Podobnie okoliczności i cele finansowe przedsiębiorstwa lub podmiotu wpływają na wybór systemów zaopatrzenia. Niektóre systemy są prostymi procesami ręcznymi, które wykorzystują starsze metody, takie jak system odwracania kart do śledzenia zakupów, wydawanie towarów do różnych działów oraz bieżące rejestrowanie zapasów używane do planowania przyszłych zakupów. Dziś systemy elektroniczne umożliwiają automatyczne śledzenie wszystkich tych funkcji, m.in. automatyczne generowanie zapotrzebowań i zamówień zakupu, gdy poziom danego towaru magazynowego obniży się do określonego poziomu.
E-zamówienia to obecnie powszechny sposób składania i śledzenia zamówień. Sprzedawcy nawiązują z klientami połączenia sieciowe, które umożliwiają interline z dowolnymi programami zakupowymi używanymi przez klienta i automatycznie składają zamówienia, wykorzystując do nawiązania połączenia Internet. Programy tego typu umożliwiają również szybkie śledzenie realizacji zamówień, terminów dostaw, a nawet przeglądanie aktualnie obowiązujących umów zakupowych.
Niezależnie od tego, czy polityka zakupowa obejmuje ustanowienie procedur przetargowych na roboty budowlane, czy też reguluje zakupy dokonywane przez producenta lub organizację charytatywną, solidna polityka przyniesie korzyści organizacji, utrzymując koszty w ryzach i jasno określając sposób dokonywania zakupów. Wraz ze zmieniającymi się potrzebami podmiotu istnieje duża szansa, że polityka zakupowa zostanie dostosowana do tych nowych okoliczności. Jest to konieczne, aby polityka nadal działała w najlepszym interesie firmy lub organizacji non-profit oraz aby proces przejęcia był prosty i uporządkowany.