Ogólną rolą koordynatora zakupów jest kupowanie produktów i usług dla swojej firmy lub organizacji. Może to obejmować identyfikację i badanie potencjalnych dostawców, przygotowywanie zapytań ofertowych (RFP) dla dostawców, przeglądanie ofert oraz negocjowanie cen i warunków. Koordynatorzy zakupów otrzymują zapytania dotyczące konkretnych produktów lub usług potrzebnych w organizacji, a następnie otrzymują oferty cenowe tych produktów lub usług. Przygotowują i składają zamówienia zakupu u dostawców oraz śledzą zamówienia, aby zapewnić ich otrzymanie.
Otrzymywanie produktów i usług na czas jest bardzo ważne dla organizacji, zwłaszcza dla producentów, którzy polegają na dostawcach, którzy dostarczają części, aby mogli tworzyć własne produkty. Koordynator zakupów musi dopilnować, aby dostawcy dostarczali na czas i rozwiązywać problemy z dostawcami w przypadku opóźnień w dostawach. Koordynatorzy ds. zakupów rozwiązują również problemy w przypadku otrzymania zamówień zakupu z uszkodzonymi przedmiotami, gorszymi produktami lub innymi problemami. Praca w tej roli może czasami wiązać się ze znacznymi podróżami do witryn dostawców, zwłaszcza podczas wyszukiwania dostawców i negocjowania umów. Od koordynatorów ds. zakupów często oczekuje się pomocy w obniżeniu kosztów ponoszonych przez ich organizacje poprzez negocjowanie lepszych umów i cen z dostawcami.
Koordynatorzy zakupów mogą kupować produkty i usługi do użytku przez ich własne organizacje lub mogą kupować produkty hurtowe lub detaliczne w celu odsprzedaży. Koordynator zakupów pracujący dla dużej organizacji z wieloma pracownikami ds. zakupów może być odpowiedzialny za określone obszary zakupów, takie jak opracowywanie zapytań ofertowych lub składanie zamówień. W mniejszych organizacjach koordynator zakupów może odpowiadać za wszystkie aspekty procesu zakupowego. W bardzo małych organizacjach funkcja zakupów może być jedną z kilku ról pełnionych przez tę samą osobę.
Zarządzanie zapasami dla firmy lub organizacji może być kolejną częścią pracy koordynatora zakupów, co może wiązać się z wykorzystaniem komputerowych baz danych do śledzenia poziomu zapasów. Prognozowanie, kiedy i ile kupić, może być częścią zarządzania poziomami zapasów. Koordynatorzy ds. zakupów tworzą również raporty statusowe i prezentacje związane z zakupami. Mogą też mieć za zadanie szukanie sposobów na usprawnienie procesów i procedur zakupowych. Do roli koordynatora zakupów może należeć również dokumentowanie procesów i procedur.
Koordynatorzy zakupów są czasami nazywani agentami zakupów, kupującymi lub innymi podobnymi tytułami. Bycie koordynatorem zakupów może wymagać od dyplomu ukończenia szkoły średniej po tytuł licencjata, w zależności od wymagań pracodawcy. Dobre umiejętności komunikacyjne do negocjowania kontraktów, silne zdolności analityczne do wyboru dostawców i przeglądu warunków umownych oraz silne zdolności decyzyjne to ważne cechy dla koordynatorów zakupów. Pomocna jest również wygoda pracy z liczbami i dobre umiejętności obsługi komputera.