Rozmowa kwalifikacyjna jest częścią prawie wszystkich decyzji o zatrudnieniu i jest uważana przez wielu ekspertów za najważniejszą formę praktyk rekrutacyjnych. Poprzez serię pytań i odpowiedzi, proces rozmowy kwalifikacyjnej umożliwia zarówno potencjalnemu pracodawcy, jak i potencjalnemu pracownikowi wzajemne poznanie się oraz omówienie stanowiska i miejsca pracy. Podczas gdy życiorysy mogą dać dobry obraz poziomu umiejętności i podstawowych kwalifikacji kandydata, proces rozmowy kwalifikacyjnej może zapewnić wgląd w postawę i charakter kandydata.
Dla osoby poszukującej pracy proces rozmowy kwalifikacyjnej może ujawnić wiele rzeczy na temat pracy, miejsca pracy i pracodawcy. Wiele osób próbuje umówić się na rozmowę kwalifikacyjną po obejrzeniu tylko krótkiego ogłoszenia lub ogłoszenia, które podaje tylko ogólny tytuł i podstawowe wymagania stanowiska. Udanie się na rozmowę kwalifikacyjną pozwala kandydatowi zadawać pytania dotyczące dokładnych obowiązków, struktury dowodzenia, możliwości awansu, atmosfery w miejscu pracy oraz wynagrodzenia lub świadczeń. Chociaż rozmowa kwalifikacyjna może wydawać się dotyczyć tego, czy kandydat jest odpowiedni do pracy, to również kandydat decyduje, czy praca jest dla niego odpowiednia.
Pracodawcy mogą przeprowadzać rozmowę kwalifikacyjną na różne sposoby. Często rozmowy kwalifikacyjne są drugim lub ostatnim etapem procesu rekrutacji, po złożeniu wstępnych aplikacji i życiorysów. Pracodawca może zdecydować się na rozmowę kwalifikacyjną ze wszystkimi kandydatami lub kilkoma najlepszymi kandydatami, którzy wydają się mieć największe doświadczenie. Rozmowa kwalifikacyjna może zależeć od odpowiednich umiejętności kandydata, kontaktów osobistych, reputacji w branży, a nawet liczby kandydatów.
Wywiady mogą być prowadzone telefonicznie lub osobiście. Rozmowy telefoniczne są często wstępnym krokiem do rozmów kwalifikacyjnych i można je przeprowadzić w celu zawężenia pola do kilku kandydatów. Ponieważ rozmowa kwalifikacyjna może mieć miejsce kilka tygodni lub miesięcy po złożeniu aplikacji, rozmowy telefoniczne pozwalają pracodawcy ustalić, czy kandydat jest nadal zainteresowany pracą. Rozmowy osobiste pozwalają na najbardziej szczegółowe badanie zarówno kandydata, jak i pracodawcy i mogą trwać znacznie dłużej niż rozmowa telefoniczna.
Podczas rozmowy kwalifikacyjnej pracodawca może zadać różne pytania dotyczące motywów, ambicji, doświadczenia, wykształcenia i osobowości kandydata. Pomagają one określić, dlaczego kandydat chce pracy, czy jest przygotowany do wykonywania obowiązków zawodowych i jaki rodzaj postawy może wnieść do miejsca pracy. Niektórzy pracodawcy mogą oceniać lub oceniać kandydatów na podstawie ich odpowiedzi, chociaż informacje te są zazwyczaj poufne. Oceny i oceny mogą być ważone w zależności od pracodawcy i stanowiska; niektórzy mogą na przykład uważać umiejętności za ważniejsze niż nastawienie. Po zakończeniu wszystkich rozmów, pracodawca zazwyczaj powierza pracę osobie z najwyższą oceną ważoną, chociaż można przeprowadzić kilka rund rozmów, aby dojść do tego wniosku.